Digitale Transformation im Gesundheitswesen

Julia Fuhrmann, Beraterin für Prozess- und Change Management bei der StratOz GmbH
Veröffenlicht in: DiALOG - DAS MAGAZIN FÜR ENTERPRISE INFORMATION MANAGEMENT | MÄRZ 2017

DiALOG Award Preisträger 2016

Herausforduerngen und Lösung
Die Digitalisierung hat längst auch im Gesundheitswesen in Deutschland Einzug gehalten. Lange, aufwändige und manuelle Bearbeitungsvorgänge sowie abstimmungsintensive und papierlastige Prüfvorgänge von Eingangsrechnungen sollten nun auch in der Apotheke und im Zentraleinkauf der St. Elisabeth Gruppe der Vergangenheit angehören. Mit der StratOz Lösung Digitales Rechnungseingangsmanagement wurde der gesamte Prozess der Eingangsrechnungsverarbeitung im ersten Projektschritt in der Apotheke sowie ihrem Zweitstandort erfolgreich digitalisiert und optimiert. Die Basis der Lösung bilden der VerifierPRO von StratOz (Interpretation, Matching und Verifizierung von Rechnungsdaten) sowie MyCorsa Nxt von BCT Software (Enterprise Content Management System). In die Lösungsarchitektur wurden außerdem die vorhandenen Fachanwendungen AMOR3 (Materialwirtschaft) und Diamant/3 Rechnungswesen (FiBu) erfolgreich integriert.

Nutzen für die Anwender*innen
Der erste große Mehrwert besteht in der digitalen Transformation der Abgleichprozesse von Eingangsrechnungen. Mit der automatischen Erkennung von Rechnungsdaten und Zuordnung von Bestell- bzw. Wareneingangspositionen zu Rechnungspositionen werden Mengen- oder Preisabweichungen automatisch erkannt. Das intelligente System merkt sich außerdem Strukturen der eingegebenen Daten, um selbst daraus zu lernen.

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Führung wird immer wichtiger
Zweifellos, die meisten Unternehmen werden sich in den kommenden Jahren stark verändern. Neben ihren Strukturen und den Arbeitsbeziehungen in ihnen werden sich oft auch ihre Geschäftsmodelle wandeln. Doch eines wird sich nicht verändern: der Mensch Mitarbeiter. Er wird sich weiterhin Halt und Orientierung wünschen – gerade wenn im Unternehmen selbst und in dessen Umfeld scheinbar alles im Fluss ist.

Doch wer soll ihm dieses Gefühl vermitteln, wenn im Unternehmen sozusagen alles permanent auf dem Prüfstand steht? Letztlich können dies nur die Führungskräfte sein. Deshalb ist die These nicht gewagt: Führung wird künftig in den Unternehmen immer wichtiger werden – gerade weil es im Unternehmenskontext sonst nichts mehr gibt, worauf man als Mitarbeiter bauen und vertrauen kann.

Führung muss sich ändern
Soweit, so beruhigend. Das bedeutet jedoch keineswegs, dass sich Führung nicht verändert. Im Gegenteil! Die Art zu führen, muss sich im digitalen Zeitalter radikal wandeln. Denn folgende Entwicklungslinien sind in den Unternehmen unverkennbar.

  • Die für den Unternehmenserfolg relevanten Leistungen werden zunehmend von bereichs- und oft sogar unternehmensübergreifenden Teams erbracht.
  • Die für die Kunden erbrachten Lösungen setzen immer mehr Spezialwissen voraus, das die Führungskräfte oft selbst nicht haben.
  • Die von den Unternehmen erarbeiteten Strategien, Planungen usw. haben eine immer kürzere Gültigkeitsdauer. Und:
  • Die Führungskräfte und ihre Bereiche stehen immer häufiger vor Herausforderungen, für die sie noch keine Lösung haben.

Wie ist in einem solchen Umfeld erfolgreiche Führung möglich – wenn die Führungskräfte einen immer geringeren (disziplinarischen) Zugriff auf ihre Mitarbeiter haben und – salopp formuliert – auch nicht schlauer als diese sind?

Führungskräfte müssen „Marken“ werden
Nach dem klassischen Befehl- und Gehorsam-Prinzip ist dies nicht möglich; ebenso wenig dadurch, dass die Führungskräfte versuchen, sich als Alles-besser-Wisser zu profilieren. Der einzig mögliche Lösungsweg ist: Die Führungskräfte müssen sich zu echten Leadern entwickeln, also Persönlichkeitsmarken, denen die Mitarbeiter vertrauen.

Eine Marke kennzeichnen zwei Faktoren. Erstens: Sie ist aufgrund ihres Auftritts beziehungsweise Erscheinungsbilds wiedererkennbar. Und zweitens: Sie gibt den Kunden ein klares Leistungsversprechen – so wie dies zum Beispiel die Unternehmen Audi und BMW mit ihren Slogans „Vorsprung durch Technik“ beziehungsweise „Freude am Fahren“ tun.

Erkennbar für gewisse Werte stehen
Ähnlich verhält es sich mit Fühungskräften, die eine „Persönlichkeitsmarke“ sind. Auch sie stehen für ihr Umfeld erkennbar für konkrete Werte und Überzeugungen, die sich in ihrem Verhalten zeigen. Also lautet eine Anforderung an Führungskräfte, die eine Persönlichkeitsmarke werden möchten: Sie müssen sich ihrer Werte und Überzeugungen sowie Stärken bewusst werden – also darüber, was sie als Person einzigartig und unverwechselbar macht. Dazu zählt auch das Kennen der eigenen Schwächen. Denn erst aus dem Bewusstsein unserer Stärken und Schwächen erwächst das erforderliche Selbstverständnis für unsere mögliche Wirkung. Und dieses hilft uns wiederum, nicht nur an „Schönwetter-Tagen“, sondern auch, wenn es (im Unternehmen oder Markt) „stürmt und schneit“ eine souveräne Haltung einzunehmen und zu zeigen. Und dies ist wiederum ein Signal für unsere Umwelt: Dieser Marke beziehungsweise Person kannst du vertrauen.

Sich präsentieren und vermarkten
„Werden Sie als Führungskraft eine Marke und präsentieren und vermarkten Sie sich entsprechend“ – diese Aufforderung stößt bei vielen Führungskräften auf Vorbehalte. Denn mit dem Begriff „Vermarktung“ assoziieren sie Attribute wie „schrill“ und „laut“. Doch nur wenige Marken sind so schrill und laut wie Afri Cola. Weit mehr setzen auf ein unaufgeregtes Under-Statement.
Ähnlich verhält es bei der Selbst- Vermarktung von Führungskräften. Auch hier geht es nicht darum, stets am lautesten zu schreien, sondern immer wieder nach außen zu zeigen und zu artikulieren,

  • wofür man steht und
  • was einem als Person wichtig ist.

Denn so entstehen Glaubwürdigkeit und somit Vertrauen. Und diese Faktoren werden für den Führungserfolg in der von Veränderung geprägten VUCA-Welt immer wichtiger.

Rechnungen, die per E-Mail (als PDF/A) in die Apotheke gelangen und deren Summen, Steuerbeträge, Positionen und Preise mit den Bestellungen und Wareneingängen aus dem MaWi-System AMOR3 übereinstimmen, können durchgängig automatisiert bis nach Diamant/3 Rechnungswesen verbucht werden können. Die Wissensdatenbank aus explizitem und implizitem p2p-Vorgangswissen stellt den zweiten großen Mehrwert dar. Die innovative Gesamtlösung unterstützt die Standort- und abteilungsübergreifende Zusammenarbeit und Kommunikation, indem sie die Grundlagen für Wissen 4.0 und Arbeit 4.0 entlang der gesamten Prozesskette schafft.

Das unternehmensweite Enterprise Content Management MyCorsa Nxt bildet Informationen, Dokumente und Prozesswissen kontextbasiert und in Echtzeit ab. Die dazugehörige Enterprise
Search-Suchmaschine ermöglicht mithilfe von Schlagworten, Nummern und Vorschlägen schnelles und einfaches Finden von Dokumenten und Inhalten. Hausinterne Rückfragen zu Rechnungen,
Bestellungen, Lieferungen oder Freigaben werden z. B. mit dem VerifierPRO mobile digital, schnell und dokumentenbasiert versendet.
 

„Der Krankenhausmarkt ist durch Zusammenschlüsse und Wachstum geprägt. Dies wirkt sich auf das Beschaffungsmanagement aus, welches mit bestehenden Personalressourcen haushalten muss. Hier setzt die Automatisierung von StratOz im p2p-Management an.“

Dr. Frank Seifert, Leiter Apotheke St. Elisabeth Gruppe

Fakten aus der Apotheke inkl. Außenstelle im ersten Jahr
Insg. wurden rund 30.000 Belege digitalisiert und prozessbezogen verknüpft.
Knapp 500 telefonische Bestellungen wurden zur digitalen Verarbeitung erfasst und verfolgt.
Über 18.000 Lieferscheine wurden digitalisiert und mit Bestellungen verknüpft.
Über 13.000 Papier-Rechnungen wurden digitalisiert, automatisch erkannt und verifiziert, und mit Bestellungen und Lieferscheinen verknüpft.
Ca. 2.500 Rechnungen per E-Mail wurden automatisch verarbeitet, erkannt und verifiziert.
Rund 25 % aller Rechnungen wurden bis zur Zahlungsfreigabe bereits vollautomatisiert verarbeitet.
Insg. fielen ca. 80 % weniger manuelle Tätigkeiten in der Erfassung, Verarbeitung und Prüfung von Eingangsrechnungen an.

Die Herausforderung in der Projektumsetzung: Unternehmensweite Digitale Transformation
Die Projektumsetzung und Integration der Lösung erfolgte mittels agiler Projektmanagement-Methoden ganzheitlich nach dem von StratOz entwickelten 3-Säulen-Modell:
1. Soziale Integration: Change Management für die Gewinnung und Befähigung der Mitarbeiter*innen für die Digitale Transformation
2. Organisatorische Integration: Strategie und Geschäftsprozesse rund um Digitales Rechnungseingangsmanagement
3. Technische Integration: Zukunftsfähige IT-Architektur mit Plattformfähigen Software Services und Integration der Fachanwendungen

Direkt zur Projektbeginn wurden alle Anwender*innen zur Mitwirkung an der Lösungsvision und Identifikation mit der Lösung einbezogen. Während der engen Betreuung im Veränderungsprozess
lag der Fokus auf der Entfaltung von Verständnis und Kreativität für weitere digitale, automatisierte Prozessschritte. Die individuelle Change-Kommunikation und partnerschaftliche
Zusammenarbeit mit den Abteilungsleitungen sowie der hausinternen IT bildete den Rahmen um das erfolgreiche Projekt.
Umgesetzt wurde das Projekt mit einem agilen und autonomen Projektteam von StratOz gemeinsam mit dem Partner BCT Software sowie in guter Zusammenarbeit mit dem Anbieter für
Materialwirtschaft-Lösungen AESCUDATA.

Weitere Projektschritte in Umsetzung und Planung
Im zweiten Projektschritt wurde die Lösung auch für die Anwender*innen im Zentraleinkauf erfolgreich implementiert. Die mit unserem Partner Diamant Software entwickelte Standard-Web-
Schnittstelle I3-Service wird erweitert, um Rechnungsdaten, Benutzer und Bearbeitungsschritte, Kontierungen, sachliche Prüfungen uvm. direkt an die Diamant/3 Rechnungswesen zu
übermitteln, welche GoBD-konform protokolliert werden. Auch die dritte Projektstufe wird in die Gesamtlösungsarchitektur integriert: Digitales Rechnungseingangsmanagement
für die Medizin- und Haustechnik mit Integration des hausinternen Facility Management Systems waveware. Mittelfristig steht die Anbindung weiterer Bereiche, wie z. B. IT, Digitales Vertragsmanagement und HR 4.0, an die unternehmensweite Digital-Architektur im Fokus

Die St. Elisabeth Gruppe – Katholische Kliniken Rhein-Ruhr ist eine dynamisch wachsende kirchliche Gruppe von Akutkrankenhäusern und Fachkliniken der maximalen Breitenversorgung, Altenpflegeeinrichtungen, einer Reha, eines Hospizes und Fort- und Weiterbildungseinrichtungen. Die Standorte in Herne und Witten stellen mit mehr als 1.500 Planbetten die überregionale Versorgung mitten im Ruhrgebiet sicher. Unter dem Dach der Gruppe sind die fünf Krankenhäuser: das St. Anna Hospital Herne, das Marien Hospital Herne – Universitätsklinikum der Ruhr-Universität Bochum, das Marien Hospital Witten, das Rheumazentrum Ruhrgebiet, das St. Marien Hospital Eickel sowie die folgenden Einrichtungen zusammengeschlossen: die Medizinische Reha Eickel, das Gästehaus St. Elisabeth, die Ambulante Pflege, das MVZ Herne – Ärzte Hölkeskampring, das MVZ Wanne – Ärzte Hospitalstraße, das Lukas Hospiz, das St. Elisabeth Hospiz, das Bildungszentrum Ruhr, das Bildungswerk e. V., die Krankenpflegeschule, die Akademie der Physio- und Ergotherapie und Kinder in der St. Elisabeth Gruppe.
www.elisabethgruppe.de

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