Mit Enterprise Information Management zur smarten Verwaltung

Für Beamte und Bürger


Thomas Kuckelkorn, Manager PR & Kommunikation bei der BCT Deutschland GmbH
Veröffentlicht in: DiALOG - DAS MAGAZIN FÜR ENTERPRISE INFORMATION MANAGEMENT | MÄRZ 2017
Die Digitalisierung der Gesellschaft durch internetbasierte Dienste, der tägliche Gebrauch von Smart Devices wie Smartphones und Co., steigert
bei Bürgern das Bedürfnis, auch auf behördlicher Ebene einen schnellen und transparenten Service nutzen zu können. Auch gesetzliche Vorgaben sorgen dafür, dass viele Dienstleistungen digitaler werden. Diese Entwicklungen sind in den vergangenen Jahren vor allem in den Niederlanden zu
beobachten – etwa in der 2010 gegründeten Gemeinde Zuidplas. Hier sind täglich 260 Behördenmitarbeiter für die Anliegen der rund 40.800 Einwohner zuständig. Um eine optimale Zusammenarbeit innerhalb der gesamten Wertschöpfungskette zu gewährleisten, entschied man sich für IT-Lösungen des Softwareunternehmens BCT, hierzulande als BCT Deutschland am Markt präsent. „BCT ist in den Niederlanden bereits seit über 30 Jahren aktiv und hat hier viele Gemeinden auf ihrem Weg zur smarten Verwaltung begleitet. Auf diese Branchenerfahrung wollten auch wir setzen“, erklärt Michael Burgmans, Manager der Abteilung Dienstleistungen bei der Gemeinde Zuidplas. Statt wie in den Jahren zuvor mit einer Lösung „von der Stange“ zu arbeiten, erhielt Zuidplas von BCT eine gezielt an die Bedürfnisse und Arbeitsweisen der Mitarbeiter ausgerichtete Lösung.

Smarter Service für Beamte und Bürger
Zunächst sorgte BCT mit einem Dokumentenmanagementsystem dafür, die papiergebundene Postverarbeitung in der Behörde zu digitalisieren und zu automatisieren. Burgmans: „Nachdem dieses Projekt erfolgreich realisiert wurde, war für uns klar, dass wir auch alle weiteren Schritte der Digitalisierung mit unserem IT-Partner gehen.“ Und so folgte nach der Auslagerung des DMS in die Cloud 2015 schließlich die Implementierung eines Enterprise-Information-Management-Systems zur Optimierung des vorgangsorientierten Arbeitens.
 
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Führung wird immer wichtiger
Zweifellos, die meisten Unternehmen werden sich in den kommenden Jahren stark verändern. Neben ihren Strukturen und den Arbeitsbeziehungen in ihnen werden sich oft auch ihre Geschäftsmodelle wandeln. Doch eines wird sich nicht verändern: der Mensch Mitarbeiter. Er wird sich weiterhin Halt und Orientierung wünschen – gerade wenn im Unternehmen selbst und in dessen Umfeld scheinbar alles im Fluss ist.

Doch wer soll ihm dieses Gefühl vermitteln, wenn im Unternehmen sozusagen alles permanent auf dem Prüfstand steht? Letztlich können dies nur die Führungskräfte sein. Deshalb ist die These nicht gewagt: Führung wird künftig in den Unternehmen immer wichtiger werden – gerade weil es im Unternehmenskontext sonst nichts mehr gibt, worauf man als Mitarbeiter bauen und vertrauen kann.

Führung muss sich ändern
Soweit, so beruhigend. Das bedeutet jedoch keineswegs, dass sich Führung nicht verändert. Im Gegenteil! Die Art zu führen, muss sich im digitalen Zeitalter radikal wandeln. Denn folgende Entwicklungslinien sind in den Unternehmen unverkennbar.

  • Die für den Unternehmenserfolg relevanten Leistungen werden zunehmend von bereichs- und oft sogar unternehmensübergreifenden Teams erbracht.
  • Die für die Kunden erbrachten Lösungen setzen immer mehr Spezialwissen voraus, das die Führungskräfte oft selbst nicht haben.
  • Die von den Unternehmen erarbeiteten Strategien, Planungen usw. haben eine immer kürzere Gültigkeitsdauer. Und:
  • Die Führungskräfte und ihre Bereiche stehen immer häufiger vor Herausforderungen, für die sie noch keine Lösung haben.

Wie ist in einem solchen Umfeld erfolgreiche Führung möglich – wenn die Führungskräfte einen immer geringeren (disziplinarischen) Zugriff auf ihre Mitarbeiter haben und – salopp formuliert – auch nicht schlauer als diese sind?

Führungskräfte müssen „Marken“ werden
Nach dem klassischen Befehl- und Gehorsam-Prinzip ist dies nicht möglich; ebenso wenig dadurch, dass die Führungskräfte versuchen, sich als Alles-besser-Wisser zu profilieren. Der einzig mögliche Lösungsweg ist: Die Führungskräfte müssen sich zu echten Leadern entwickeln, also Persönlichkeitsmarken, denen die Mitarbeiter vertrauen.

Eine Marke kennzeichnen zwei Faktoren. Erstens: Sie ist aufgrund ihres Auftritts beziehungsweise Erscheinungsbilds wiedererkennbar. Und zweitens: Sie gibt den Kunden ein klares Leistungsversprechen – so wie dies zum Beispiel die Unternehmen Audi und BMW mit ihren Slogans „Vorsprung durch Technik“ beziehungsweise „Freude am Fahren“ tun.

Erkennbar für gewisse Werte stehen
Ähnlich verhält es sich mit Fühungskräften, die eine „Persönlichkeitsmarke“ sind. Auch sie stehen für ihr Umfeld erkennbar für konkrete Werte und Überzeugungen, die sich in ihrem Verhalten zeigen. Also lautet eine Anforderung an Führungskräfte, die eine Persönlichkeitsmarke werden möchten: Sie müssen sich ihrer Werte und Überzeugungen sowie Stärken bewusst werden – also darüber, was sie als Person einzigartig und unverwechselbar macht. Dazu zählt auch das Kennen der eigenen Schwächen. Denn erst aus dem Bewusstsein unserer Stärken und Schwächen erwächst das erforderliche Selbstverständnis für unsere mögliche Wirkung. Und dieses hilft uns wiederum, nicht nur an „Schönwetter-Tagen“, sondern auch, wenn es (im Unternehmen oder Markt) „stürmt und schneit“ eine souveräne Haltung einzunehmen und zu zeigen. Und dies ist wiederum ein Signal für unsere Umwelt: Dieser Marke beziehungsweise Person kannst du vertrauen.

Sich präsentieren und vermarkten
„Werden Sie als Führungskraft eine Marke und präsentieren und vermarkten Sie sich entsprechend“ – diese Aufforderung stößt bei vielen Führungskräften auf Vorbehalte. Denn mit dem Begriff „Vermarktung“ assoziieren sie Attribute wie „schrill“ und „laut“. Doch nur wenige Marken sind so schrill und laut wie Afri Cola. Weit mehr setzen auf ein unaufgeregtes Under-Statement.
Ähnlich verhält es bei der Selbst- Vermarktung von Führungskräften. Auch hier geht es nicht darum, stets am lautesten zu schreien, sondern immer wieder nach außen zu zeigen und zu artikulieren,

  • wofür man steht und
  • was einem als Person wichtig ist.

Denn so entstehen Glaubwürdigkeit und somit Vertrauen. Und diese Faktoren werden für den Führungserfolg in der von Veränderung geprägten VUCA-Welt immer wichtiger.

Ebenfalls cloudbasiert bietet EIM vor allem in punkto Sicherheit und Kostenreduzierung einen großen Vorteil gegenüber einer On-Premise-Variante: Betrieb und Wartung der gemieteten IT-Infrastruktur liegt in der Hand eines erfahrenen Cloud-Providers. Dieser gewährleistet in seinem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum ein hohes Maß an Datensicherheit. „Speziell bei behördlichen Softwarelösungen müssen auch weitere nationale und EU-weite Standards eingehalten werden“, erklärt Jos Bischoff, Geschäftsführer von BCT. „Bei unserer Lösung werden diese allesamt berücksichtigt.“ Ein weiterer Vorteil: Das EIM-System kann während des Betriebs immer wieder angepasst und erweitert werden – entsprechend der allgemeinen Entwicklungen in Zuidplas. Die Behörde profitiert seither von einer deutlich besseren Anbindung der Software an die täglichen Prozesse. Des Weiteren wurde ein Front Office eingerichtet, um unter anderem Genehmigungen zu kommunalspezifischen Verordnungen besser verwalten zu können.

„Indem unser EIM eine kürzere Durchlaufzeit von Anträgen und folglich eine effizientere Zusammenarbeit – intern wie extern – gewährleistet, können wir unseren Service kontinuierlich verbessern.“

Michael Burgmans, Manager der Abteilung Dienstleistungen bei der Gemeinde Zuidplas

Durch die Realisierung eines Kunden-Kontakt-Centers (KKC) wurde außerdem ein zentraler Servicepoint für alle Bürger eingerichtet, der über unterschiedliche Kommunikationskanäle kontaktiert werden kann. Ob per Websiteformular, beim Telefongespräch oder als Briefpost: Alle Anfragen landen zunächst im KKC und werden von dort aus einheitlich weiterverarbeitet. „Indem unser EIM eine kürzere Durchlaufzeit von Anträgen und folglich eine effizientere Zusammenarbeit – intern wie extern – gewährleistet, können wir unseren Service kontinuierlich verbessern“, freut sich Burgmans. Bürger müssen lediglich die erforderlichen Mindestinformationen mitteilen; alle weiteren persönlichen Daten sind im sicheren Austausch der einzelnen Instanzen für den Gemeindemitarbeiter leicht zugänglich und auffindbar. Er hat eine vollständige Übersicht über alle Anfragen des Bürgers und deren aktuellen Bearbeitungsstatus und ist jederzeit auskunftsfähig.

Blick in die Zukunft
„Alle Projektbeteiligten verfolgten von Anfang an die gemeinsame Vision, digitale Dienstleistungen in der Gemeinde Zuidplas zu etablieren“, so Burgmans. Und auch in den kommenden Jahren
wird Zuidplas mit BCT an weiteren zukunftsorientierten Struktur- und Anwenderkonzepten arbeiten, um die administrativen Behördenprozesse zu optimieren. Dabei wird es unter anderem darum gehen, behördliche Entscheidungsprozesse vollständig digital ablaufen zu lassen – auch für zunehmend komplexere Produkte und Dienstleistungen.
 
Die Gemeinde Zuidplas in der niederländischen Provinz Südholland ging Anfang 2010 aus einem freiwilligen Zusammenschluss dreier kleiner Gemeinden hervor. Ziel der Fusion war es, die gemeinsame administrative Effizienz zu stärken. Aktuell bearbeiten insgesamt 260 Angestellte in fünf Gemeindeabteilungen die Anliegen der rund 40.800 Einwohner – online wie offline. Für die erfolgreiche Integration eines vorgangsbasierten Enterprise- Information-Management-Systems sowie für die Einrichtung eines Kunden-Kontakt-Centers erhielt die Gemeinde Zuidplas bei der Verleihung des DiALOG-Awards 2016 das Gütesiegel „empfehlenswert“.
www.zuidplas.nl
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