Die Säulen des Neuen Arbeitens
Jos Bischoff, Geschäftsführer bei der BCT Deutschland GmbH
Veröffenlicht in: DiALOG - DAS MAGAZIN FÜR ENTERPRISE INFORMATION MANAGEMENT | MÄRZ 2017
Für Unternehmen ist die Digitalisierung auch 2017 ein durchaus umstrittenes Thema. Doch gerade junge Unternehmen nutzen ihre Möglichkeiten für disruptive Geschäftsmodelle, indem sie die neuen Bedarfe ihrer Kunden, Lieferanten und Partner in den Fokus ihrer Dienstleistungen stellen. Folglich beeinflussen die veränderten Ansprüche auf Individualität, Mobilität und Vernetzung aber auch die interne Arbeitsumgebung - räumlich, technisch und organisatorisch.
Mit dem Grünbuch „Arbeiten 4.0“, das das Bundesministerium für Arbeit und Soziales im April 2015 veröffentlichte, werden die Herausforderungen und Möglichkeiten des neuen Arbeitens auch von politischer Seite zu einem bundesweiten Thema. Ausgangspunkt ist die Digitalisierung. Sie bringt neue Innovationen in allen Branchen hervor – vom produzierenden Gewerbe bis hin zum Dienstleistungs- und öffentlichen Sektor. Nach und nach führen neue Technologien dazu, dass sich sogar ganze Geschäftsmodelle an den digitalen Wandel anpassen oder gänzlich erneuern. Gerade junge Unternehmen hinterfragen die klassischen Geschäftsformen am Markt und stellen ihnen neue, disruptive Businessmodelle entgegen. Aufgrund dieser Entwicklungen stellt das amerikanische ITMarktforschungsunternehmen Gartner die drastische These auf, dass bis 2017 rund 20 Prozent aller marktführenden Unternehmen von all jenen Unternehmen überholt werden, die nach dem Jahr 2000 gegründet wurden. Bereits etablierte Geschäftsmodelle scheinen dieser These rechtzugeben: Streaming-Portale wie Netflix lösen mit dem flexiblen On-Demand-Fernsehangebotden klassischen Videotheken-Service ab; Uber bietet mit seinem online vermittelten Fahrdienst eine Alternative zum regulären Taxiservice; Steuerberater stellen ihren Mandanten cloudbasierte Plattformen zur Verfügung, über die Dokumente und Informationen wesentlich schneller und effizienter ausgetauscht werden können. All diesen neuen Geschäftsmodellen gemein: Sie stellen Kunden, Lieferanten und Partner sowie deren digitalisierten Bedürfnisse in den Mittelpunkt ihrer Produktentwicklungen und Dienstleistungen.
Führung wird immer wichtiger
Zweifellos, die meisten Unternehmen werden sich in den kommenden Jahren stark verändern. Neben ihren Strukturen und den Arbeitsbeziehungen in ihnen werden sich oft auch ihre Geschäftsmodelle wandeln. Doch eines wird sich nicht verändern: der Mensch Mitarbeiter. Er wird sich weiterhin Halt und Orientierung wünschen – gerade wenn im Unternehmen selbst und in dessen Umfeld scheinbar alles im Fluss ist.
Doch wer soll ihm dieses Gefühl vermitteln, wenn im Unternehmen sozusagen alles permanent auf dem Prüfstand steht? Letztlich können dies nur die Führungskräfte sein. Deshalb ist die These nicht gewagt: Führung wird künftig in den Unternehmen immer wichtiger werden – gerade weil es im Unternehmenskontext sonst nichts mehr gibt, worauf man als Mitarbeiter bauen und vertrauen kann.
Führung muss sich ändern
Soweit, so beruhigend. Das bedeutet jedoch keineswegs, dass sich Führung nicht verändert. Im Gegenteil! Die Art zu führen, muss sich im digitalen Zeitalter radikal wandeln. Denn folgende Entwicklungslinien sind in den Unternehmen unverkennbar.
- Die für den Unternehmenserfolg relevanten Leistungen werden zunehmend von bereichs- und oft sogar unternehmensübergreifenden Teams erbracht.
- Die für die Kunden erbrachten Lösungen setzen immer mehr Spezialwissen voraus, das die Führungskräfte oft selbst nicht haben.
- Die von den Unternehmen erarbeiteten Strategien, Planungen usw. haben eine immer kürzere Gültigkeitsdauer. Und:
- Die Führungskräfte und ihre Bereiche stehen immer häufiger vor Herausforderungen, für die sie noch keine Lösung haben.
Wie ist in einem solchen Umfeld erfolgreiche Führung möglich – wenn die Führungskräfte einen immer geringeren (disziplinarischen) Zugriff auf ihre Mitarbeiter haben und – salopp formuliert – auch nicht schlauer als diese sind?
Führungskräfte müssen „Marken“ werden
Nach dem klassischen Befehl- und Gehorsam-Prinzip ist dies nicht möglich; ebenso wenig dadurch, dass die Führungskräfte versuchen, sich als Alles-besser-Wisser zu profilieren. Der einzig mögliche Lösungsweg ist: Die Führungskräfte müssen sich zu echten Leadern entwickeln, also Persönlichkeitsmarken, denen die Mitarbeiter vertrauen.
Eine Marke kennzeichnen zwei Faktoren. Erstens: Sie ist aufgrund ihres Auftritts beziehungsweise Erscheinungsbilds wiedererkennbar. Und zweitens: Sie gibt den Kunden ein klares Leistungsversprechen – so wie dies zum Beispiel die Unternehmen Audi und BMW mit ihren Slogans „Vorsprung durch Technik“ beziehungsweise „Freude am Fahren“ tun.
Erkennbar für gewisse Werte stehen
Ähnlich verhält es sich mit Fühungskräften, die eine „Persönlichkeitsmarke“ sind. Auch sie stehen für ihr Umfeld erkennbar für konkrete Werte und Überzeugungen, die sich in ihrem Verhalten zeigen. Also lautet eine Anforderung an Führungskräfte, die eine Persönlichkeitsmarke werden möchten: Sie müssen sich ihrer Werte und Überzeugungen sowie Stärken bewusst werden – also darüber, was sie als Person einzigartig und unverwechselbar macht. Dazu zählt auch das Kennen der eigenen Schwächen. Denn erst aus dem Bewusstsein unserer Stärken und Schwächen erwächst das erforderliche Selbstverständnis für unsere mögliche Wirkung. Und dieses hilft uns wiederum, nicht nur an „Schönwetter-Tagen“, sondern auch, wenn es (im Unternehmen oder Markt) „stürmt und schneit“ eine souveräne Haltung einzunehmen und zu zeigen. Und dies ist wiederum ein Signal für unsere Umwelt: Dieser Marke beziehungsweise Person kannst du vertrauen.
Sich präsentieren und vermarkten
„Werden Sie als Führungskraft eine Marke und präsentieren und vermarkten Sie sich entsprechend“ – diese Aufforderung stößt bei vielen Führungskräften auf Vorbehalte. Denn mit dem Begriff „Vermarktung“ assoziieren sie Attribute wie „schrill“ und „laut“. Doch nur wenige Marken sind so schrill und laut wie Afri Cola. Weit mehr setzen auf ein unaufgeregtes Under-Statement.
Ähnlich verhält es bei der Selbst- Vermarktung von Führungskräften. Auch hier geht es nicht darum, stets am lautesten zu schreien, sondern immer wieder nach außen zu zeigen und zu artikulieren,
- wofür man steht und
- was einem als Person wichtig ist.
Denn so entstehen Glaubwürdigkeit und somit Vertrauen. Und diese Faktoren werden für den Führungserfolg in der von Veränderung geprägten VUCA-Welt immer wichtiger.
All diesen neuen Geschäftsmodellen gemein: Sie stellen Kunden, Lieferanten Bedürfnisse in den Mittelpunkt ihrer Produktentwicklungen und Dienstleistungen.
Sie ermöglichen vor allem (potenziellen) Kunden beispielsweise aktiv über Social-Media-Portale auf das Unternehmen zuzugehen und Anfragen, aber auch Lob und Kritik öffentlich
zu äußern. Dienstleistungen müssen somit wesentlich schneller und transparenter ausgerichtet sein. Basis bilden dabei drei strategische und technische Komponenten:
Bricks, Bytes und Behaviour. Gemeint ist damit eine flexible Gestaltung der Arbeitsplätze (Bricks), die Etablierung effektiver IT-Lösungen (Bytes) und die Verwirklichung einer gemeinsamen Unternehmensvision (Behaviour). Sie sind die wesentlichen Säulen des neuen Arbeitens innerhalb eines Unternehmens sowie Ausgangspunkt für dessen digitale
Transformation – und seinen wirtschaftlichen Erfolg.
Diese Form des arbeitsplatzunabhängigen Arbeitens ist vor allem dadurch möglich, dass stationäre PC-Systeme nach der Devise „Bring Your Own Devices“ durch mobile Endgeräte wie Tablets und Laptops ersetzt werden. Da diese via Cloud-Computing in die unternehmenseigene ITInfrastruktur integriert sind, gewinnt auch das Arbeiten im Home-Office und von
unterwegs zunehmend an Bedeutung. Die Tätigkeiten der Mitarbeiter sind seltener lokal fest definiert; sie verteilen sich auf verschiedene Orte und Zeiten und verlagern sich eventuell sogar direkt hin zum Kunden, Partner oder Lieferanten. Diese geschaffene Mobilität bringt eine praktische Vernetzung bei gleichzeitiger Unabhängigkeit des Einzelnen mit sich.
Bytes: Effektive IT-Lösungen
Entsprechend dieser veränderten Raumansprüche und -nutzung auf der einen Seite, bedarf es technologischer Neuheiten auf der anderen Seite, um dem Prinzip des Smart
Workings gerecht zu werden. Die Lösung: Intelligente Arbeitswerkzeuge (Bytes), die miteinander kommunizieren und so die Mitarbeiter während der gesamten Arbeitsabläufe
unterstützen. Einige Unternehmen nutzen etwa ein digitales Archiv, in dem alle ein- und ausgehenden Dokumente in digitalisierter Form abgelegt werden. Über eine eingerichtete Schnittstelle wird dieses an weitere Software-Komponenten sinnvoll angeschlossen. Dazu zählen beispielsweise Input-Management-Tools, die papiergebundene und elektronische Korrespondenzen und Unterlagen klassifizieren, anschließend die enthaltenen Daten extrahieren und in nachgelagerte Systeme – DMS, FiBu, ERP, CRM etc. – exportieren. Auf diese Weise werden bereits einzelne wiederkehrende Abläufe digital abgebildet und unternehmensweit standardisiert.
EIM ist somit eine Art virtueller Organisator, mit dem Informationen transparent, benutzerfreundlich und schneller ausgetauscht werden können.
müssen Unternehmen zunächst klären: Welche Daten sind wichtig und valide, welche weniger? Somit zählt auch bei der Nutzung von Daten: Qualität statt Quantität.
Der große Vorteil eines ganzheitlichen EIMs gegenüber einzelner, statischer Insellösungen in den verschiedenen Abteilungen: Als zentrale Software erkennt sie den Prozess, in dem sich der einzelne Sachbearbeiter befindet, und weiß, welche weiteren Arbeitsschritte folgen bzw. erledigt werden müssen. Für die Verkettung von Prozess-Sachbearbeiter-Content sucht sie die benötigten Informationen hinsichtlich Aktualität und Vollständigkeit aus allen genutzten Systemen und Wissensquellen zusammen. Der jeweilige Sachbearbeiter bekommt diese über ein responsives Interface automatisch kontextsensitiv und nachvollziehbar bereitgestellt, um sie zu bearbeiten. Via cloudbasierter Lösungen ist dies problemlos auch unabhängig von Zeitpunkt und Ort möglich. Zusätzlich lassen sich Informationen für alle relevanten Akteure der gesamten Wertschöpfungskette zur Verfügung stellen. EIM ist somit eine Art virtueller Organisator, mit dem Informationen transparent, benutzerfreundlich und schneller ausgetauscht werden können. Auf diese Weise wird das vernetzte und mobile Agieren im und über das Unternehmen hinaus gefördert – und schlussendlich lassen sich selbst die letzten Prozesse effizient steuern. Eine Entwicklung, die erheblich zur Optimierung der Servicequalität des Unternehmens beiträgt.
Nur wenn der angestrebte Wandel auf allen Unternehmensebenen akzeptiert wird, können bestehende Geschäftsprozesse effektiv verändert werden.
Entscheidend ist, diese räumlich und technisch optimierten Arbeitskonzepte (Behaviour) schrittweise und bedacht zu etablieren. Im gesamten Unternehmen muss ein digitales Bewusstsein
vorherrschen. Dazu müssen allen Mitarbeitern frühzeitig die Vorteile des neuen Arbeitens und der Prozessoptimierung aufgezeigt werden: Dass etwa digitalisierte Dokumente mithilfe einer
abteilungsübergreifenden IT-Lösung deutlich schneller wiedergefunden werden als in raumgebundenen Papierordnen. Es gilt auch, die Vorteile einer möglichen Umgestaltung bestehender
Geschäftsmodelle zu verdeutlichen. Ein gutes Changemanagement ist daher essentiell. Die Geschäftsführung muss die neuen Ansätze als gemeinsame Vision des Unternehmens vorleben
sowie Mitarbeiter aktiv einbinden und bei der Umgestaltung begleiten. Dabei ist es wichtig, auch in Form von Fort- und Weiterbildungsangeboten aktiv mit Bedenken etwa gegenüber Cloud-
Computing aufzuräumen und Anreize für aktuelle wie zukünftige Angestellte zu schaffen.
Eine digitale Transformation ist somit eine langfristige, zukunftsorientierte Umgestaltung, die schließlich über Erfolg oder Misserfolg des Unternehmens mitentscheidet.
wichtige Schlagworte. Das neue Arbeiten bringt einen größeren Freiraum mit sich, der aber vor allem gemäß vereinbarter Absprachen funktioniert. Seitens der Arbeitgeber muss ein höheres Maß
an Vertrauen aufgebracht werden, dass Angestellte ihre Aufgaben auch im Home-Office selbstständig erledigen. Arbeitnehmer begeben sich wiederum in die Position, über die klassische Arbeitszeit
(9 bis 17 Uhr) hinaus erreichbar zu sein. Nur wenn der angestrebte Wandel auf allen Unternehmensebenen akzeptiert wird, können bestehende Geschäftsprozesse effektiv verändert werden.
Zukünftige Tools des Smart Workings
Die Verfechter des „Digitalen Darwinismus“ behaupten „Wer nicht mit der Zeit geht, geht mit der Zeit.“ Diese höchst dramatische Prognose beinhaltet einen ernstzunehmenden Ansatz. Nur wenn Unternehmen ihre Kernkompetenzen durch die Nutzung der Digitalisierung stärken, schaffen sie es auch in Zukunft im Wettbewerb zu bestehen. Die zuvor erläuterten Säulen – Bricks, Bytes und Behaviour – bilden dabei eine wichtige Basis. Eine digitale Transformation ist somit eine langfristige, zukunftsorientierte Umgestaltung, die schließlich über Erfolg oder Misserfolg des Unternehmens mitentscheidet. Realisieren lässt sie sich vor allem durch eine regelmäßige Evaluation der eigenen Strategie: Welche Tendenzen und Entwicklungen sind für das Unternehmen wichtig? Auf welche muss es mit Blick auf die Zukunft aktiv reagieren – auch über Abteilungs-, Prozess- und grundsätzliche Unternehmensstrukturen hinaus? Als Technologie kann EIM in Zukunft vor allem in Form zweier praktischer Tools genutzt werden. Diese werden auf Arbeitnehmerseite dem Wunsch nach individuellen Werkzeugen sowie dem Bedürfnis nach individuellem Service seitens der Kunden, Partner und Lieferanten gerecht.
Eine digitale Transformation ist somit eine langfristige, zukunftsorientierte Umgestaltung, die schließlich über Erfolg oder Misserfolg des Unternehmens mitentscheidet.
Funktionsspezifische Apps unterstützen beispielsweise den einzelnen Mitarbeiter bei seinen täglichen Abläufen, optimieren und beschleunigen die allgemeinen Workflows und sorgen dafür, dass das
gesamte Unternehmen seine Effizienz steigert. Sie kommen dem grundsätzlichen Bedürfnis entgegen, mit mobilen Endgeräten arbeitszeit- und arbeitsplatzunabhängig agieren zu können; gleichzeitig
verfügen sie über Funktionen, die auf die spezifische Arbeitsweise des Sachbearbeiters zugeschnitten sind. Ist dieser etwa für die Prüfung eines Rechnungsbetrags verantwortlich, kann er diesen über den entsprechenden Button freigeben oder ablehnen. Das Dokument wird anschließend automatisch an den nächsten Zuständigen weitergeleitet.
Mit diesen neuen Apps können Mitarbeiter ihre täglichen Tätigkeiten geradezu intuitiv erledigen. Schließlich unterscheidet sich die Benutzeroberfläche nicht wesentlich von jenen Applikationen,
die privat genutzt werden.
Modulare Webportale
Eine weitere technologische Veränderung ergibt sich durch die Etablierung von Social-Media-Portalen als Interaktionstools. Sie bilden eine – für den Kunden – praktische Alternative zur
klassischen Kommunikationsform via Brief, Telefon oder E-Mail. Um Serviceanfragen kanalunabhängig in Echtzeit zu bearbeiten, nutzen Unternehmen angeschlossen. Dazu zählen beispielsweise Input-Management-Tools, die papiergebundene und elektronische Korrespondenzen und Unterlagen klassifizieren, anschließend die enthaltenen Daten extrahieren und in nachgelagerte Systeme – DMS, FiBu, ERP, CRM etc. – exportieren. Auf diese Weise werden bereits einzelne wiederkehrende Abläufe digital abgebildet und unternehmensweit standardisiert.
werden strukturiert und die ganzheitliche Vernetzung nach innen wie außen gefördert. Der Vorteil beider Plattform-Technologien liegt auch darin, dass sie einfach in die bestehenden Prozesse
integriert sowie bei Bedarf erweitert und angepasst werden können.
Denn zielgerichtet genutzt, bietet Wissen als wichtigste Handelsware von Unternehmen einen eindeutigen Wettbewerbsvorteil.
Mit dem Bitkom Digital Office Index wurden im Mai 2016 neue Zahlen zum „Stand der Digitalisierung in deutschen Unternehmen“ veröffentlicht. Diese besagen, dass 87 Prozent der befragten
Teilnehmer den digitalen Wandel der Gesellschaft und der Arbeitswelt als große Chance für das eigene Unternehmen verstehen. Etwa die Hälfte nutzt IT-Lösungen für die Bearbeitung und
Archivierung von Dokumenten und Informationen sowie für die Prozesssteuerung, etwa bei der Freigabe von Rechnungen. Auf diese Weise kann das in Dokumenten enthaltene Wissen
gewinnbringend gesammelt und gefiltert werden. Denn zielgerichtet genutzt, bietet Wissen als wichtigste Handelsware von Unternehmen einen eindeutigen Wettbewerbsvorteil.
Mit der Realisierung der drei strategischen und technischen Säulen des neuen Arbeitens – Bricks, Bytes und Behaviour – schaffen Unternehmen eine Grundlage für einen gewinnbringenden Informationsaustausch – innerbetrieblich und auch innerhalb der gesamten Wertschöpfungskette. Somit geben die Säulen gerade für bestehende Unternehmen den Anstoß für eine digitale Transformation. Entscheidend ist jedoch, sich bewusst mit den technologischen, kommunikativen und organisatorischen Möglichkeiten und Neuheiten auseinanderzusetzen.
Nur so können zukunftsorientierte Konzepte verwirklicht werden, die die Fähigkeiten der Mitarbeiter mit dem eigenen Geschäftsmodell in harmonischen Einklang bringen.
Wissen und Informationen im Unternehmen jederzeit verfügbar haben und optimal nutzen – dafür stehen die innovativen, branchenübergreifenden Softwarelösungen von BCT Deutschland. Mit seinen komponentenbasierten und modularen Produkten im Bereich Enterprise Information Management unterstützt BCT Softwareanbieter, IT-Dienstleister, Cloud-Service-Provider und andere Unternehmen dabei, ihr vorhandenes Produkt- und Dienstleistungsportfolio zu erweitern. Auf diese Weise können diese bestehende Geschäftsmodelle an den digitalen Wandel anpassen oder gänzlich neue entwickeln sowie Mehrwerte für ihre jeweiligen Kunden generieren.
BCT wurde 1985 in den Niederlanden gegründet; unter der Leitung von Geschäftsführer Jos Bischoff ist das Unternehmen als BCT Deutschland hierzulande seit 2010 in Aachen vertreten. Inklusive der weiteren Niederlassung in Belgien sind insgesamt rund 170 Mitarbeiter für BCT tätig. Derzeit arbeiten über 150.000 Anwender in einer Vielzahl internationaler Unternehmen und Organisationen aus Industrie und Handel, dem Gesundheitswesen sowie dem Dienstleistungs- und öffentlichen Sektor mit der EIM-Technologie des Softwareentwicklers. Seit 2014 ist BCT Deutschland am Campus Cluster Smart Logistik der RWTH Aachen immatrikuliert und engagiert sich in deutschlandweiten Fachverbänden wie Bitkom e.V. und eco — Verband der Internetwirtschaft e.V.
www.bctsoftware.com
