Organisations- und Prozesshandbuch (OPH)
Das Organisations- und Prozesshandbuch (OPH) ist eine Beratungs- und Prozessmethode zur Analyse und Beschreibung von administrativen Organisationsprozesse und individuellen Regeln. Es ist ein Leitfaden basierend auf langjähriger Erfahrung der TQG Experten/-innen zum Aufzeigen der Potenziale und möglichen Verbesserungen einer Organisation. Ziel des OPH ist den unternehmerischen Erfolg nachhaltig zu gestalten und strategische Orientierungen in den Organisationsabläufen einzuleiten.
Zur Erreichung dieses Ziels werden die abteilungsübergreifenden Prozesse des Kunden transparent und sicher dokumentiert. Durch Standardisierung der Unternehmens-Prozesse und Förderung der erfolgsbringenden individuellen Abläufe mit der TQG businessApp cloud platform sowie durch Nutzung der Erfahrungen der Mitarbeiter können die strategischen Ziele beim Einsatz eines globalen Vertragsmanagement-Systems verwirklicht werden.
Dieses Handbuch vermittelt die Vorgehensweise und die Ergebnisse aus den Besprechungen und Arbeiten mit Mitarbeitern des Kunden. Es dient zur Ermittlung der internen Potenziale und erarbeitet konkrete Lösungsvorschläge zur Verbesserung und Umsetzung der identifizierten Potenziale. Ein OPH ist kein Pflichtenheft, sondern ein Wegweiser für ein Umsetzungsprojekt gemäß dem Motto Transparenz - Compliance - Synergien für ein nachhaltiges und sicheres Vertrags- und Informationsmanagement und mit dem Anspruch der kontinuierlichen Verbesserung beim Wandel der agilen Organisation.
Erfahrungen & Zitate
Potenziale
- Motivation der Mitarbeiter sich durch Transparenz und Integration in den KVP – kontinuierlichen Verbesserungsprozess aktiv einzubringen
- 100 % Beschreibung der Dokumenten- und Ablagesicherheit relevanter Unternehmensvorgänge
- > 30 % Aufdeckung von Potenzialen bei Prozessoptimierungen in der Organisation
- Messbar transparente Abläufe durch klare Dokumentation (InTime, InQuality)
- 100 % Dokumentensicherheit zur Risikobewertung unternehmerischer Entscheidungen
Damit erhälst du eine Entscheidungsvorlage für
- Messbare Projektierungs- und Meilensteinplanung - InTime
- Planbare und definierte Projektkosten (Vorschlag zum Festpreis) - InBudget
- Agile Strukturveränderungen der Unternehmensorganisation - InQuality
4-Phasenmodell
Die bewährte OPH–Methode besteht aus vier Phasen:
| Capture* | erfassen, bewerten und ermitteln der aktuellen Situation durch Interviews und Checklisten mit den Fachabteilungen |
| Discover* | erkennen, erarbeiten und definieren von Anforderungen, Anregungen und Best-Practice-Ansätzen in Workshops mit den Fachabteilungen incl. IT - Konzepten |
| Improve | dokumentieren und beschreiben von Anforderungen, Bewertungen, Vorschlägen und Umsetzungsszenarien im Organisations- und Prozesshandbuch mit Integrationskonzepten, Projektierungsvorschlägen mit Projektscope, IT-Integration |
| Score | präsentieren und empfehlen von Managementargumenten für nachhaltige Entscheidung zur Umsetzung der Potenziale aus und mit den Fachbereichen inkl. Kosten/Nutzen-Betrachtung |
* Diese Phasen werden so strukturiert, dass die Fachabteilungen mittels Checklisten und Fragekatalogen die Anforderungen vorab beschreiben und intern so abstimmen, dass im Interview bzw. den Workshops jeweils die Vertreter der Abteilungen (je max. vier Mitarbeiter) den Informationsaustausch begleiten. Diese bewährte Vorgehensweise ist Teil eines effizienten Zeitmanagement des OPH-Phasenplans.
Organisation Performance Quotient (OPQ)
Der Organisation Performance Quotient (OPQ) ist ein objektiver, universeller und übergreifender Wert zur Messung der Qualität und Compliance in den Organisationsbereichen und administrativen Prozessen bei der Durchdringung von globalen Organisationsaufgaben (z. B. Vertragsmanagement, Risk/Compliance-Management, BPM, u.a.) Der OPQ ist damit ein zentrales Element der Phase "Capture" im OPH-Phasenmodell, da er wertvolle Anregungen, Diskussionen und Informationen über die Organisation und die Motivation der Mitarbeiter gibt.
