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Smart - IT right in the middle, instead of just DIGITAL
or: The dream of a business app store comes true!
Steffen Schaar, Member of the Managing Board ot The Quality Group GmbH
Published in: DiALOG - DAS MAGAZIN FÜR ENTERPRISE INFORMATION MANAGEMENT | MÄRZ 2017
Agiles und digitales Arbeiten wird uns Menschen noch mehr fordern als bisher gedacht, egal ob wir „digital immigrant“ oder „digital native“ sind. „Digital“ sein ist IN, dabei sein ist alles, denn wir haben ja ein Smartphone! Drucken, faxen, scannen, ablegen, reden, sich treffen war gestern. Heute sind wir mobil, digital, virtuell und wir sind im Chatroom unterwegs, bereit für SocialMedia rund um die Uhr. Jeder? Mehr als 50 % verstehen unter Digitalisierung das Versenden von Mails. „Digitale Transformation“ – was ist das denn, will ich das? Ja sehr gern, aber was kommt auf mich zu? Ängste und Erwartungshaltungen gibt es deshalb gleich gratis obendrauf.
Der Kopf ist voll, die Zeit ist kurz und die Aufgaben wachsen täglich. Wie komme ich mit ohne abgehängt zu werden, ohne aufzufallen im Digitalisierungsrausch der agilen Veränderungen, der neuen Ansprüche, dem Ruf nach „artifical intelligence“? Der „native“ nennt es cool, so ein Teil von IoT oder Web3.0, andere schwören auf M2M und Industrie4.0. Bald gibt’s die Welt5.0 – „Geht‘s noch?“ fragt man sich da.
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Führung wird immer wichtiger
Zweifellos, die meisten Unternehmen werden sich in den kommenden Jahren stark verändern. Neben ihren Strukturen und den Arbeitsbeziehungen in ihnen werden sich oft auch ihre Geschäftsmodelle wandeln. Doch eines wird sich nicht verändern: der Mensch Mitarbeiter. Er wird sich weiterhin Halt und Orientierung wünschen – gerade wenn im Unternehmen selbst und in dessen Umfeld scheinbar alles im Fluss ist.
Doch wer soll ihm dieses Gefühl vermitteln, wenn im Unternehmen sozusagen alles permanent auf dem Prüfstand steht? Letztlich können dies nur die Führungskräfte sein. Deshalb ist die These nicht gewagt: Führung wird künftig in den Unternehmen immer wichtiger werden – gerade weil es im Unternehmenskontext sonst nichts mehr gibt, worauf man als Mitarbeiter bauen und vertrauen kann.
Führung muss sich ändern
Soweit, so beruhigend. Das bedeutet jedoch keineswegs, dass sich Führung nicht verändert. Im Gegenteil! Die Art zu führen, muss sich im digitalen Zeitalter radikal wandeln. Denn folgende Entwicklungslinien sind in den Unternehmen unverkennbar.
- Die für den Unternehmenserfolg relevanten Leistungen werden zunehmend von bereichs- und oft sogar unternehmensübergreifenden Teams erbracht.
- Die für die Kunden erbrachten Lösungen setzen immer mehr Spezialwissen voraus, das die Führungskräfte oft selbst nicht haben.
- Die von den Unternehmen erarbeiteten Strategien, Planungen usw. haben eine immer kürzere Gültigkeitsdauer. Und:
- Die Führungskräfte und ihre Bereiche stehen immer häufiger vor Herausforderungen, für die sie noch keine Lösung haben.
Wie ist in einem solchen Umfeld erfolgreiche Führung möglich – wenn die Führungskräfte einen immer geringeren (disziplinarischen) Zugriff auf ihre Mitarbeiter haben und – salopp formuliert – auch nicht schlauer als diese sind?
Führungskräfte müssen „Marken“ werden
Nach dem klassischen Befehl- und Gehorsam-Prinzip ist dies nicht möglich; ebenso wenig dadurch, dass die Führungskräfte versuchen, sich als Alles-besser-Wisser zu profilieren. Der einzig mögliche Lösungsweg ist: Die Führungskräfte müssen sich zu echten Leadern entwickeln, also Persönlichkeitsmarken, denen die Mitarbeiter vertrauen.
Eine Marke kennzeichnen zwei Faktoren. Erstens: Sie ist aufgrund ihres Auftritts beziehungsweise Erscheinungsbilds wiedererkennbar. Und zweitens: Sie gibt den Kunden ein klares Leistungsversprechen – so wie dies zum Beispiel die Unternehmen Audi und BMW mit ihren Slogans „Vorsprung durch Technik“ beziehungsweise „Freude am Fahren“ tun.
Erkennbar für gewisse Werte stehen
Ähnlich verhält es sich mit Fühungskräften, die eine „Persönlichkeitsmarke“ sind. Auch sie stehen für ihr Umfeld erkennbar für konkrete Werte und Überzeugungen, die sich in ihrem Verhalten zeigen. Also lautet eine Anforderung an Führungskräfte, die eine Persönlichkeitsmarke werden möchten: Sie müssen sich ihrer Werte und Überzeugungen sowie Stärken bewusst werden – also darüber, was sie als Person einzigartig und unverwechselbar macht. Dazu zählt auch das Kennen der eigenen Schwächen. Denn erst aus dem Bewusstsein unserer Stärken und Schwächen erwächst das erforderliche Selbstverständnis für unsere mögliche Wirkung. Und dieses hilft uns wiederum, nicht nur an „Schönwetter-Tagen“, sondern auch, wenn es (im Unternehmen oder Markt) „stürmt und schneit“ eine souveräne Haltung einzunehmen und zu zeigen. Und dies ist wiederum ein Signal für unsere Umwelt: Dieser Marke beziehungsweise Person kannst du vertrauen.
Sich präsentieren und vermarkten
„Werden Sie als Führungskraft eine Marke und präsentieren und vermarkten Sie sich entsprechend“ – diese Aufforderung stößt bei vielen Führungskräften auf Vorbehalte. Denn mit dem Begriff „Vermarktung“ assoziieren sie Attribute wie „schrill“ und „laut“. Doch nur wenige Marken sind so schrill und laut wie Afri Cola. Weit mehr setzen auf ein unaufgeregtes Under-Statement.
Ähnlich verhält es bei der Selbst- Vermarktung von Führungskräften. Auch hier geht es nicht darum, stets am lautesten zu schreien, sondern immer wieder nach außen zu zeigen und zu artikulieren,
- wofür man steht und
- was einem als Person wichtig ist.
Denn so entstehen Glaubwürdigkeit und somit Vertrauen. Und diese Faktoren werden für den Führungserfolg in der von Veränderung geprägten VUCA-Welt immer wichtiger.
Als mittelständisches Beratungs- und Softwareunternehmen mit Mitarbeitern der „Generation What“ (Europas größte Jugendstudie 2016 nennt so die 18-34 Jährigen) und vielen erfahrenen
Experten aus der Generation vor dem Internetzeitalter sehen wir uns in einer besonderen Verantwortung. Seit Jahrzehnten haben wir unser Produkt- und Leistungsportfolio auf die lösungsorientierte
Unterstützung effizienter administrativer Abläufe in den Organisationen ausgelegt. Schon immer gehört eine offene und vertrauensvolle Kommunikation mit unseren Partnern und Anwendern zu unseren Leitsätzen. Wir glauben, dass es uns nur dadurch möglich ist, nicht nur die Trends und Innovationen der Zeit technologisch voranzutreiben (dafür sind wir die IT), sondern vor allem die Agilität der Organisationsveränderungen und -aufgaben mit IT-Lösungen sinnvoll und effizient zu unterstützen.
Sagte man noch vor Jahren: „Die Oberfläche muss einfach zu bedienen sein“, so werden wir nicht erst morgen, sondern schon heute, unsere Ansprüche an „smart(es)“ Arbeiten neu definieren.
Beispiele für rasante fachlich getriebene Arbeits- und Organisationsveränderungen sind z.B.: aus der IT „BYOD“ (Bring Your Own Device), oder auch im Einkauf „P2P“ (purchase to pay). Jüngst
formulieren die Unternehmensjuristen und Compliance-Mitarbeiter ihre Herausforderungen in „Legal Tech“ (legal and technology). Alle haben eines gemeinsam: es geht um die Vereinfachung
von täglichen Aufgaben, regelkonformen Abläufen und transparenter Dokumentation mit dem „Bleistift des 21.Jahrhunderts“ – der IT. Aber was heißt das, wie sieht das aus? Muss ich mich dabei umstellen, umlernen, verändern? Ist „smart“ denn nicht einfach, einfach so? Nein!
Das digitale Arbeiten verändert unsere Abläufe, unsere Einstellung und erfordert in den nächsten Jahren vor allem eines: Vertrauen in die virtuelle Welt aufzubauen.Auch unsere Arbeitsmittel werden
sich weiter verändern. Bildschirme, Informations-Dashboards und -Tableaus werden immer größer, Datenmengen unterliegen exponentiellen Wachstumsraten und unsere Entscheidungen sollen ganz nebenbei auch noch agil, online und mobil sein. „Menschenskinder,“ möchte man da sagen, „wir wollen doch nur verstehen, mitmachen, mitdenken, handeln, davon profitieren, modern und … vor
allem erfolgreich sein.“
"simple" war gestern - "komplex" ist heute - "live & smart" ist morgen
über jede Sekunde Wartezeit beim Laden von Informationen auf dem Bildschirm. Wenn das WLAN weg ist und die App so gar nicht mehr bedienbar ist, dann drehen wir schier durch. Und warum ist der Knopf nicht da, sondern dort?
So ganz selbstverständlich gehen wir davon aus, dass Datenschutz und Berechtigungsvergabe beim Zugriff auf Daten sicher gewährleistet sind, dass Datennetze dauerhaft allgegenwärtig funktionieren
– kurz: „die IT muss immer funktionieren“. Allein diese Ansprüche hindern uns, die Wahrheit zu sehen: Die IT nimmt uns nicht unsere Handlungskultur, unsere Kommunikationskultur ab, wir werden nur anders damit umgehen müssen. Im Gegenteil, die Erwartungshaltung steigert sich noch potenziell: „Schnell, schneller, das muss doch tun!“ Aber: Wie sieht eigentlich die Post von morgen aus?
Immer mehr Menschen gehen im Geschäftsleben mit digitalen Informationen um, immer mehr entdecken Chancen, statt nur Risiken zu sehen. Denken über Potenziale im Informationsaustausch
nach, statt nur im Tunnelblick die täglichen Aufgaben zu erledigen. Das schreit danach, den Trendsettern unter uns, smarte, einfach zu gestaltende Plattformen und Lösungen zum transparenten
und abteilungsübergreifenden Dokumentieren von Informationen an die Hand zu geben. Wir brauchen eine verlässlich dokumentierte und zwischen den Mitarbeitern. Den respektvollen
Umgang natürlich vorausgesetzt. Und ich bin schon heute neugierig darauf, wie ich meinen „Schreibtisch“ als individuell konfigurierbare Möglichkeit einer Plattform(software) sich so anpassen
kann, dass ich individuell am besten arbeite. Eben meinem Aufgaben- und Verantwortungsbereich entsprechend mit Informationen sicher umzugehen, diese zu finden und wenn möglich auch
im Team zu teilen (sharing). Im Vordergrund steht dabei, das Vertrauen in die digitale Welt durch Transparenz und Verbindlichkeit zu schaffen und außerdem menschliches, intuitives Verhalten in die digitalen Abläufe zu integrieren und zu modellieren. Ein unternehmensweites Informations- und Wissensmanagement in (halb) automatisierten Organisationsprozessen verbindlich messbar, revisionssicher und compliant einzuführen, entspricht eigentlich dem GMV, dem gesunden Menschenverstand. Aus der Vergangenheit wissen wir jedoch, dass ein guter kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) nur von einer motivierten Mitarbeiterschaft gelebt werden kann. Nicht „BigData“ und „Klein-Klein“.
daraus ein Organisations-, Handlungs- und Changemanagement abzuleiten. Im Team, schnell, transparent, verbindlich, messbar!
Deshalb ist es „smart“, wenn wir unsere Aufgaben in Zukunft vom Arbeitsplatz, von Zuhause oder von unterwegs (mobil) durch
- interaktive & vernetzte Login-Masken (eUserGuide, TicketSystem, Social-Plattform, SupplierChatroom, InformationDesk, Portal-Links, etc.)
- rollenbasierte & fachspezifisch individuell gestaltete WorkDesks mit funktionalen Standard-Apps
- intelligente abgespeicherte & wiederverwendbare Abläufe zur Vereinfachung täglicher Routine
- intuitive & kontextbezogene Informationsdarstellung und wenige Handgriffe zum Verarbeiten
- (Smart)EasySearch & fuzzy logic (Treffgenauigkeit auf Volltextebene)
- Direct-Share-Mechanismen (Work-Desk, Reports, etc.), teamorientierte und verteilte Aufgaben
Das neue IT-Modewort heißt businessApp platform. Eine Plattform enthält rollenbasierte, konfigurierbare Desktops, sogenannte Business-Apps (siehe Abb.1), wo der Anwender in seinem Aufgabengebiet effizient und möglichst einfach seine Aufgaben bearbeiten kann. Die Smart-App-Bausteine kann der Administrator/Anwender selbst definieren bzw. entwickeln. Dazu muss er keine Programmiersprache beherrschen, sondern kann durch ein 3-Schritte-Smart-Modell in einer rein visuellen Konfiguration die Business-App definieren. Das 3-Schritte-Smart-Modell besteht aus
- Modul aus der Plattform auswählen oder Organisationsprozess definieren
- Modul-Parameter konfigurieren oder den Ablaufprozess mittels digitalem Werkzeug (BPMN2.0-Notation) malen / visualisieren
- „App-Kachel“ in der Business-Plattform mit dem Modul oder dem Organisationsprozess verbinden.
Teamorientierung und vor allem auf Individualität der Abläufe in den Abteilungen oder zwischen den Abteilungen übergreifend schnell und einfach reagiert werden. In einer businessApp platform
wie SmartLCM werden die Vorteile bewährter standardisierter Business-Lösungen/ Module, als auch individueller Ablaufprozesse mittels BPMN2.0 für jede Anwendergruppe(-rolle) in einer Applikation nutzbar. Damit werden die benutzerdefinierte, abteilungsübergreifende Organisation und deren Abläufe mittels einer Informationsdrehscheibe (Plattform) gelebte Praxis. Ob Anwendungen (Apps) für
den Ansatz für Legal Tech oder Smart-Contract, M2M, Compliance Excellence oder Lieferantenmanagement, ganz egal, die IT hat die Grundlagen mit der businessApp platform geschaffen.
Jetzt sind alle gefragt, um aus der Vision „Büro5.0“ – oder papierlose Organisation – den digitalen Wandel nicht nur zu erleben, sondern mit zu gestalten.
TQG businessApp cloud platform
Die TQG businessApp cloud platform unterstützt als führende deutsche, standardisierte Lösung ein revisionssicheres und strukturiertes Informations- und Wissensmanagement in Organi-sationen für beliebige Objekte in ihrem Lebenszyklus wie z. B. Verträge, Akten, Vorgänge, Fälle, Anträge oder Bescheide.
Besondere Merkmale der konfigurierbaren Plattform sind einerseits die Strukturierung, Bündelung und Verknüpfung von Daten und Verantwortlichkeit zu Informationen für einen bestimmten Zweck und anderseits die Unterstützung der Interaktion der Mitarbeiter durch Einbettung der Informationen im Handlungskontext durch frei definierbare Geschäftsprozesse.
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