Die elektronische Signatur mit TQG Sign

Mit der elektronischen Signatur (auch als E-Signatur bekannt) ist die Zustimmung zu Dokumenten auf digitalem Weg durchzuführen und festzuhalten. Technisch gesehen handelt es sich dabei um die Verknüpfung elektronischer Daten welche Rückschlüsse auf die Identität der unterzeichnenden Person und die Unverändertheit des signierten Dokuments ermöglichen.

Die E-Signatur kommt eine entscheidende Rolle bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen zu. Sie verhindern Medienbrüche welche durch handschriftliche Unterschriften entstehen: Anstatt Dokumente auszudrucken, manuell zu unterzeichnen und anschließend erneut digital zu erfassen, können elektronische Signaturen den gesamten Vorgang digital abwickeln. Dies spart Kosten und beschleunigt den Prozess, da Verzögerungen durch manuelle Schritte zu vermeiden sind.

Im Bereich der elektronischen Signatur existieren unterschiedliche Ausprägungen, die sich, wie in der folgenden Darstellung gezeigt, bezüglich Verbindlichkeit und Komplexität unterscheiden.

Häufig wird von „Digitale Signatur“ gesprochen. Dabei handelt es sich um einen technischen Begriff, der eine Klasse von kryptografischen (d.h. mathematischen) Verfahren bezeichnet, die zur Erzeugung von fortgeschrittenen bzw. qualifizierten elektronischen Signaturen genutzt werden können. Die „Elektronische Signatur“ hingegen ist ein rein rechtlicher Begriff, der zuerst von der Europäischen Kommission in einem überarbeiteten Entwurf der EU-Richtlinie 1999/93/EG verwendet wurde, um die rechtlichen Regelungen nicht an eine bestimmte Technologie zu koppeln.

1. Einfache eSignatur: Die einfache elektronische Signatur erhebt keinen Anspruch auf Fälschungssicherheit und genießt nur eingeschränkte Beweiswürdigung vor Gericht. Trotzdem ist diese Form der elektronischen Signatur für formfreie Vereinbarungen nach § 127 BGB zugelassen / gültig. Beispiel: Einfache Text oder Bildinformation zur Kenntlichmachung des Urhebers wie z.B. eine generierte Bildunterschrift an einem im Prozess erzeugten Dokument oder eine automatisch angefügte Mail-Signatur (Name und Adresse).
2. Fortgeschrittene eSignatur: Die fortgeschrittene elektronische Signatur erlaubt sowohl Prüfung von Signatur als auch der Tatsache, ob Inhalte im Dokument seit Unterzeichnung manipuliert wurden. Zur Erstellung der Signaturen wird ein Schlüssel erzeugt, der nur dem zur Unterzeichnung berechtigten Anwender übergeben wird. Die eingesetzten Verfahren stellen eine Beweiswürdigung vor Gericht in einem hohen Maße sicher und können daher effektiv zur Ersetzung des häufigsten geschäftlichen Schriftverkehrs genutzt werden. Beispiel: Digital signierter Dokumente oder eMail-Verkehr entsprechend S/MIME Standard.
3. Qualifizierte eSignatur: Die qualifizierte elektronische Signatur unterscheidet sich von der Fortgeschrittenen im Prozess der Erstellung und Übergabe des zum Signieren verwendeten Schlüssels. Der Schlüssel / das Zertifikat verfügt über einen Gültigkeitszeitraum und muss mit einer Identitätsprüfung von einer sog. sicheren Signaturerstellungseinheit (z.B. ein spezielles / geprüftes Kartenlesegerät) ausgestellt werden. In Deutschland und der Schweiz erfüllt nur die qualifizierte elektronische Signatur die Anforderungen bei denen gesetzlich die Schriftform vorgeschrieben ist.

Eine digitale Signatur ist eine Untergruppe der elektronischen Signatur. Aber nicht jede elektronische Signatur ist eine digitale Signatur. Die digitale Signatur ist eine Verschlüsselungstechnologie, die der elektronischen Signatur zugrunde liegt. Sie ist im Gegensatz zur elektronischen Signatur nicht die Absicht einer Person, ein Dokument zu unterzeichnen und damit einen Vertrag oder eine Vereinbarung einzugehen.

Die digitale Signatur (Satz von Zeichen, der nachträglich in ein Dokument eingefügt wird) dient dazu, den Unterzeichner zu identifizieren und da sie nicht manipuliert, verändert oder kopiert werden kann, auch zu bestätigen, dass das unterzeichnete Dokument gegenüber dem Original nicht verändert wurde. Die digitale Signatur kann, was die elektronische Signatur alleine nicht kann: Sie identifiziert den Unterzeichner.

Ist eine elektronische Signatur auch eine digitale Signatur?

Elektronische Signatur    

1. Funktion: Elektronische Unterschriften kennzeichnen die unterschriebene Person, ihre Absicht und ihre Zustimmung.    
2. Eigenschaften: Die Elektronische Signatur ist jede Marke, die auf einem elektronischen Dokument platziert ist.    
3. Verschlüsselung: Die Elektronische Signatur verwendet keine Verschlüsselung.    

Digitale Signatur

1. Funktion: Die Digitale Signatur unterstützt elektronische Signaturen, sichert sensible Daten, stärkt das Vertrauen der Unterzeichner und erkennt Manipulationsversuche.
2. Eigenschaften: Die Digitale Signatur erstellt einen elektronischen Fingerabdruck
3. Verschlüsselung: Die digitale Signatur verwendet Verschlüsselungen.

Zu den Anwendungsfällen bei der eSignatur zählen:

• Versehen von Verträgen mit rechtsgültigen elektronischen Signaturen
• Unterstützung mehrstufiger Geschäftsprozesse, die Unterschriften von verschiedenen Instanzen benötigen
• Lesebestätigung von Need-to- / Must-Know-Informationen
• Sichere Archivierung der Dokumente

• Bewertung der Klassifizierung von Unterschriften-Anforderungen national / international, da sie auf Grund der nationalen Rechtsgrundlagen unterschiedliche Anforderungen liefert. Beispiel wäre Schriftformerfordernis in Europa und Teilen Asien/Afrika vorhanden. Beispiel Schriftform Schweiz nicht gleich Schriftform Deutschland (ZertES / eIDAS) In Deutschland definiert die Schriftform im BGB §126a die Anforderung an die Signatur
• Bewertung der Klassifizierung von Softwareanforderung nach On Premise / Cloud. Wo ist die Datenhaltung? Möchtest Du die Dokumente auf Deinem Server unterschreiben lassen oder liegt das Dokument in der Cloud? DocuSign beispielsweise ist grundsätzlich in der US-Cloud.
• Einbeziehung der Datenschutz Anforderungen bezüglich DSGVO, EUGH
• Wie ist die Integration und Nutzung der Signaturlösung in Anbindungen an interne / externe DMS, ERP und Services geplant. Werden Ihre Dokumente aus einer Lösung erfasst und mit anderen Systemen kombiniert? Integriere die Signaturlösung in BPMN2.0 – Prozessabläufe in einer digitalen Plattform wie die TQG businessApp cloud platform.

eSignatur Lösungen von externen Anbietern sind ebenso in die smartLCM integrierbar. Hierdurch kannst Du frei zwischen TQG Sign und den Lösungen von Drittanbietern wählen: 3rd Party Integration