Business Process Management
Business Process Management (BPM) als Teil einer digitalen Plattform
Business Process Management (BPM) – Wir sind angetreten, Dir die neuesten Trends und Entwicklungen verständlich zu erklären und sachgerecht an Praxisbeispielen zu erläutern: Also von „Was ist Business Process Management?“ bis „Wie können benötigte Geschäftsprozesse damit gestalten werden?“
Begriffe, Ansätze, Werkzeuge, Kosten und Beispiele zur Umsetzung werden wir auch anhand unseres LCM Moduls Business Process Management beleuchten und den Nutzen für die täglichen Aufgaben und Prozesse herausstellen.
Teil 1: Business Process Management – Theorie und Ansatz in der IT
Ein Akronym mit mehr als 20 Bedeutungen. In der IT und der Wahrnehmung der Geschäftsprozesse von Unternehmen verwendet man die Abkürzung BPM als Business Prozess Management.
In der Theorie beschäftigt sich BPM laut Wikipedia mit der Identifikation, Gestaltung, Dokumentation, Implementierung, Steuerung und Verbesserung von Geschäftsprozessen. Ganzheitliche Ansätze des Geschäftsprozess-managements adressieren nicht nur technische Fragestellungen, sondern insbesondere auch organisatorische Aspekte, wie die strategische Ausrichtung, die Organisationskultur oder die Einbindung und Führung von Prozessbeteiligten.
Soviel zur Theorie, die es aber schon sehr treffend beschreibt, denn alle Elemente von Technologie, Prozessen, bis zur Kultur sind enthalten und verweisen auch direkt auf die Gestaltung durch die Menschen hin. Warum ist Business Process Management aber nun aktuell der „letzte Schrei“, um im Slogan der modernen IT-Kultur zu sprechen.
Die Frage lässt sich mit dem stetigen und immer schnelleren Wandel der IT, ihrer Möglichkeiten und daraus entstandenen Technologiesprünge gut beschreiben. Mit dem Einzug der IT in die Unternehmenslandschaften wurden stetig neue Ansprüche und Dimensionen von Effektivitäts- und Effizienz-steigerungen erwartet. Zu Recht! Denn nur so konnten die Geschäftsprozesse im gleichen Maße entwickelt und modernisiert werden. „Gestern“ wurde erfasst und verwaltet, „Heute“ managen wir unsere Abläufe und „Morgen“ geht es um die Sicherung von Qualitätsansprüche, Compliance und übergreifendes Informationsmanagement. Über alle Prozesse im Unternehmen, von der Wertschöpfungskette, über Einkaufs- und Lieferantenprozesse bis hin zum mittlerweile erfolgskritischen Thema der Compliance. Business Process Management wird also in der Bedeutung „Morgen“ in Deiner Organisation mit den richtigen IT-Mitteln unterstützen. Welche das sind, welche Werkzeuge die IT dafür schon hergezaubert hat und warum dabei die „Beste Theorie“ in der Praxis nicht empfohlen wird, davon berichten wir im Teil 2 ausführlich (folgt unten).
Teil 2: Von der Theorie zum Ansatz
Business Prozess Management ist Dir bestimmt schon in Deinem Geschäftsumfeld begegnet. Mit der „Brille der IT“ ist doch immer alles EASY ! Die Systeme sind lt. IT-Infrastrukturkonzept vorhanden oder schon ausgewählt, die Prozesse irgendwann analysiert, vielleicht auch dokumentiert und die Organisation lebt diese. So weit so gut. Aber: ACHTUNG! – hier fängt die im Teil 1 beschriebene Unsicherheit mit, von oder über Business Process Management schon an. Da sich Strukturen und Verantwortlichkeiten innerhalb kürzester Zeit ändern, Mitarbeiter neu integriert werden müssen und Prozesse sich an den strategischen Zielen des Unternehmens neu ausrichten, werden dringend klare und verlässliche Methoden und Lösungen benötigt. Hier möchte ich nun ansetzen und mit der Theorie von Begriffen und Werkzeugen beginnen.
Um das Business Process Management nachhaltig in Deiner Organisation zu integrieren müssen dreierlei Schritte beachtet werden:
Die Analyse - Wissensaufbau über Begriffe und Definitionen
Die Modellierung - Strukturieren von Prozessen mit Werkzeugen und Tools
Die Integration – integrieren der Definition praktischer Prozesse in die Applikation
Im ersten Schritt ist es angebracht sich über die Begriffe und Definitionen zu verständigen. Es gibt ein Gremium zur Standardisierung des Business Process Management – Methodik mit Werkzeugen, genannt OMG. Das aktuellste Werkzeug ist die BPMN2.0-Beschreibung. Diese ist ein Set aus „Malwerkzeugen“, Interaktions- und Aktivitätselementen mit denen man im XML-Format seine Abläufe und Prozesse definieren kann. Diese werden in sogenannten Konversations- und Choreographiediagrammen dargestellt. Die Konversation (die Y-Achse) beschreibt die Kommunikation und Interaktion zwischen den beteiligten Bereichen, Abteilungen oder Verantwortlichkeiten. Auf der X-Achse wird die Choreographie, also der Ablauf oder die prozessuale Folge von Aktionen, Tätigkeiten oder Aufgaben beschrieben. Zusammenfassend verständlich und übersichtlich sind alle wissenswerten Begriffe im BPM-Poster auf www.bpmb.de/poster dargestellt.
An dieser Stelle sollte unbedingt erwähnt werden, dass die Fachbegriffe für die Fachorganisation nur informativ sind. Nutze dieses Wissen um mit der IT in der gemeinsamen Erstellung und Erarbeitung einer BPMN-Notation auf Augenhöhe zu argumentieren. Der Wissensträger Deiner zu strukturierenden Prozesse sind immer die Fachabteilungen. Deshalb muss immer Klartext gesprochen werden – ohne Umschweife, formuliere Deine Anforderungen an die IT. Zeichne Deine Prozesse auf, skizziere die Abläufe, beschreibe die Verantwortlichkeiten, vermerke die Freigaben, Aufgaben und Abbruchstellen. „Dokumentieren geht über Studieren“ – könnte man dazu auch sagen, soll heißen: „einfach und verständlich“. Denn nun kann der nächste Schritt folgen.
Im Abschnitt „Modellierung – Strukturieren von Prozessen mit Werkzeugen und Tools“ wird die Aufgabe der IT näher beleuchtet. Nachdem der organisatorische Ablauf eines Prozesses mit bewährten Mitteln beschrieben wurde, kann mit der nachhaltigen technologischen Beschreibung mittels BPMN2.0 begonnen werden.
Lese über die verschiedenen Vorgehens- und Herangehensweisen sowie nützliche Tipps in dem nächsten Teil unserer Serie!
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Teil 3: Die Modellierung - Strukturieren von Prozessen mit Werkzeugen und Tools
Nachdem der organisatorische Ablauf eines Prozesses mit bewährten Mitteln beschrieben wurde, kann nun mit der nachhaltigen technologischen Beschreibung mittels BPMN2.0 begonnen werden. Damit rückt im Punkt „Modellierung – Strukturieren von Prozessen mit Werkzeugen und Tools“ das Werkzeug in den Mittelpunkt des Handelns. Sogenannte Business Process Management Suiten sind standardisierte Werkzeuge die Softwareanbieter als Freeware oder Tools anbieten. Vergleiche, sogenannte Benchmarks, haben ergeben, die Top-Ten-Anbieter sind in Mächtigkeit von Funktionen, Elementen, Bedienung und Prozessmodellierung ähnlich. Die Anforderungen in den Unternehmen sind jedoch zu individuell, so dass keines der Tools sie vollständig erfüllen kann (siehe Computerwoche 5/14, Artikel J. Hackmann “BPM-8 Tools im Vergleich“).
Damit ist klar: Nicht das Werkzeug ist wichtig, sondern das Ziel. Deshalb Augen auf bei der Auswahl, denn es gibt mittlerweile Fachapplikationen (z. B. LCM von TQG), bei denen das Werkzeug gleich in die Applikation maßgeschneidert für die fachspezifischen Prozessanforderungen (Bsp. bestimmte Vertragsprozesse) integriert und bedienerfreundlich für individuelle Abläufe ausgelegt ist. Dazu ist in diesen Applikationen ein gängiges Business Process Management Tool in das Produkt integriert. Somit ist das Werkzeug in das Zielobjekt integriert und Du hast nur noch einen Ansprechpartner bei späteren Versionierungen oder Updates. Von der Fachkompetenz kannst Du bei der Selektion der richtigen Bausteine zur Prozessmodellierung getrost profitieren.
Lese über die Integration der praktischen Prozesse in die Applikation sowie nützliche Tipps im letzten Teil unserer Serie.
Teil 4: Die Integration – Integrieren der Definition praktischer Prozesse in die Applikation
So kannst Du zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen: Erstens, die Prozessintegration erfolgt direkt am Fachprozess bzw. dem Fachtool und mit deren späteren Anwendern. Und zweitens minimierst Du den Abstimmungsaufwand zwischen IT und Fachbereich erheblich. Damit bleibt Zeit für den Fachprozess und die wichtige Qualitätsschleife bei der Erprobung und Sicherstellung des Prozesses und der Einweisung der Mitarbeiter. Der ist auch notwendig, denn im Ergebnis der Bemühungen, einen Prozess zu modellieren und diesen dann in einer Fachapplikation zu integrieren, steht als wichtigster Nutzen, den späteren Anwender mit einem „Aufgaben-Management“ in einfachster Art und Weise am Prozess zu beteiligen. Hier könnte man vom „One-Click-Wonder“ sprechen: eine Arbeitsfläche, auf der wie im Mailsystem nur die Aufgaben sichtbar sind, die ich zu erledigen habe. Einfach Aufgabe auswählen, über was, wie und warum informieren und erledigen. Alles in einem Aufwasch, schnell und effizient! Das ist das Ziel aus Anwendersicht. Aus der Sicht der Fachbereichsverantwortung kann in Zyklen der modellierte Prozess ausgewertet werden. Wie oft, wie termingerecht, wie korrekt – nach solchen Key Performance Indicators (KPI) kann dann der Prozess überwacht, verbessert und mittels Aufwand-Nutzen-Betrachtung agil verändert werden.
Dabei gilt natürlich gerade nach der eingangs beschriebenen Historie zum Business Process Management: ohne Investition keine messbare Verbesserung, ohne Menschen keine Veränderung (im Sinne des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP)) und ohne Controlling keine Messbarkeit. Wie die Grafik oben zeigt, ist die BPM-Methodik eine Investition, die die Qualität steigert und die Kosten langfristig minimiert. Es kommt auf die Sicherstellung der messbaren Qualität, gerade in den administrativen Prozessen an. Die Zukunft heißt: mit Agilität die Anforderungen in den Organisationen, die Messbarkeit der Leistungen und die Motivation der Mitarbeiter in den Unternehmen fördern und fordern. Dafür ist der beschriebene Ansatz ein probates Mittel, den staubigen Weg des Business Process Managements wieder ins „rechte“ Licht zu rücken, weil nicht mehr nur die IT-Lösung, sondern die wesentlichste Komponente im Vordergrund steht: Der Mensch im Fachprozess, gemessen an seinen Aufgaben und seiner Verantwortung.
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