NOVEM - die Nürnberger im digitalen Wandel

Ein Kernteam hat die Anwendung im Dialog mit den Nutzern konzipiert. Vom Ausgliederungsmanager über den Einkäufer bis zum Marketing. Von der Mathematik über Compliance bis zum Rechnungswesen. Den neuen Prozess und das Archiv nutzen sowohl Vorstandsmitglieder als auch zahlreiche Mitarbeiter. Der eine seltener, der andere öfter. Aber alle auf die gleiche Weise. Insgesamt haben wir aktuell ca. 450 aktive Anwender, das entspricht ca. 18 % unserer gesamten Belegschaft.

Vor NOVEM fand die Vertragsprüfung in einem aufwendigen, schwer nachverfolgbaren Papier- bzw. E-Mail-Prozess statt. Zudem gab es keine einheitliche Ablage der Ergebnisse. Jeder Unternehmensbereich hatte sein eigenes „Archiv” (Papier, Laufwerk, Software etc.).

Durch NOVEM gibt es jetzt ein digitales, konzernweites und einheitliches System zur Vertragsverwaltung und -prüfung. Der administrative Aufwand, auch für die Schulung der Mitarbeiter, sinkt dadurch deutlich. Ein einheitlicher Einstieg in die Vertragsprüfung erspart aufwendiges Suchen nach dem „richtigen“ Formular. Klare, transparente Prozessschritte beschleunigen die Prüfung. Der Anwender sieht in Echtzeit („Sendungsverfolgung“), wo sich der Vertrag gerade in der Prüfschleife befindet. In NOVEM werden alle Verträge durch Fachexperten (insb. Einkauf, Rechnungswesen, Recht, Risikomanagement, Steuern) geprüft. Anfragen aller Art für Geschäftsleitung, Behörden, Wirtschaftsprüfer, interne Abteilungen usw. können dank Auswertungsmöglichkeiten und Reports in Sekundenschnelle mit zahlreichen Informationen zum Vertrag beantwortet werden. Gesetzliche Dokumentationspflichten werden erfüllt und durch die Historienfunktion von NOVEM wird jeder Schritt protokolliert.

Schon beim Projekt-Kick-off waren über 15 Abteilungen involviert. Motivationstreiber und Skeptiker saßen alle an einem Tisch. Gemeinsam wurde versucht, eine kosteneffiziente und passende Lösung für ein neues Vertragsmanagement in der NÜRNBERGER zu entwickeln. Am 22. Juli 2016 war es endlich soweit, wir haben NOVEM an die Anwender übergeben. Damit hat die Arbeit mit dem System aber erst richtig begonnen. NOVEM wird seither stetig ausgebaut, eine Anwendung, die lebt und Schritt für Schritt weiter wächst. Feststellen lässt sich das an den konstant gestiegenen Nutzer- und Vertragszahlen.

Von den Mitarbeitern ist NOVEM gut angenommen worden, es kommen daher immer wieder neue innovative Ideen von den Kollegen. Das System können wir so stetig verbessern und benutzerfreundlicher entwickeln. Die noch skeptischen Mitarbeiter wollen wir durch direkte und persönliche Unterstützung ebenfalls für NOVEM gewinnen, ein realistisches Ziel aus Sicht der Projektleitung. Auch dieses Jahr wird der technische Ausbau weiter vorangetrieben. So wurde Anfang 2018 die Vertreterregelung eingeführt, bei Urlaub und Krankheit ist somit automatisch gewährleistet, dass Aufgaben nicht im System stecken bleiben und der Bearbeitungsfluss gebremst wird.

Wir haben erkannt, wie wichtig ganzheitliche – und damit auch die interne – Digitalisierung für die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens ist. Dabei ist für uns von Bedeutung, dass unsere Bemühungen bei den Kollegen nachhaltig sind. Die Nutzer sollen beim Konzept auch zu Wort kommen, erforderliche Entscheidung sollen trotzdem aber nicht „zerredet” werden. Unser Fokus liegt dabei nicht alleine auf der technologischen Plattform NOVEM. Viel wichtiger ist, diese Technologie in Einklang mit dem Mitarbeiter, also den Menschen zu bringen. Wir leben daher einen permanenten Prozess aus Kommunikation, Motivation, Technologie, Erkennen neuer Potenziale sowie kontinuierlicher Verbesserung.

Abgerundet wurden die großen Anstrengungen, einen nachhaltigen Vertragsprüfprozess sowie deren Verwaltung im Unternehmen zu implementieren, durch den Erhalt des DiALOG-Award „Excellence with Enterprise Information Management“ am 11. Mai 2017 in Hamburg.