Digital transformation in healthcare

Julia Fuhrmann, Consultant for Process and Change Management at StratOz GmbH
Published in: DiALOG - DAS MAGAZIN FÜR ENTERPRISE INFORMATION MANAGEMENT | MÄRZ 2017

DiALOG Award Preisträger 2016

Challenges and solutions
Digitalization has long since found its way into the healthcare sector in Germany. Long, time-consuming and manual processing procedures as well as and paper-intensive checking processes for incoming invoices should now also be a thing of the past in the pharmacy and central purchasing department of the St. Elisabeth Group. Group should now be a thing of the past. With the StratOz digital invoice receipt management solution, the entire process of processing incoming invoices in the first project step successfully digitized and optimized in the pharmacy and its second location. The solution is based on StratOz's VerifierPRO (Interpretation, matching and verification of invoice data) and MyCorsa Nxt from BCT Software (enterprise content management system). The solution architecture also includes AMOR3 (materials management) and Diamant/3 Accounting (financial accounting) were also successfully integrated into the solution architecture.

Benefits for the users
The first major added value is the digital transformation of incoming invoice reconciliation processes. With the automatic recognition of invoice data and assignment of order or goods receipt items to invoice items, quantity or price discrepancies are automatically detected. The intelligent system also memorizes structures of the data entered in order to learn from them.

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Führung wird immer wichtiger
Zweifellos, die meisten Unternehmen werden sich in den kommenden Jahren stark verändern. Neben ihren Strukturen und den Arbeitsbeziehungen in ihnen werden sich oft auch ihre Geschäftsmodelle wandeln. Doch eines wird sich nicht verändern: der Mensch Mitarbeiter. Er wird sich weiterhin Halt und Orientierung wünschen – gerade wenn im Unternehmen selbst und in dessen Umfeld scheinbar alles im Fluss ist.

Doch wer soll ihm dieses Gefühl vermitteln, wenn im Unternehmen sozusagen alles permanent auf dem Prüfstand steht? Letztlich können dies nur die Führungskräfte sein. Deshalb ist die These nicht gewagt: Führung wird künftig in den Unternehmen immer wichtiger werden – gerade weil es im Unternehmenskontext sonst nichts mehr gibt, worauf man als Mitarbeiter bauen und vertrauen kann.

Führung muss sich ändern
Soweit, so beruhigend. Das bedeutet jedoch keineswegs, dass sich Führung nicht verändert. Im Gegenteil! Die Art zu führen, muss sich im digitalen Zeitalter radikal wandeln. Denn folgende Entwicklungslinien sind in den Unternehmen unverkennbar.

  • Die für den Unternehmenserfolg relevanten Leistungen werden zunehmend von bereichs- und oft sogar unternehmensübergreifenden Teams erbracht.
  • Die für die Kunden erbrachten Lösungen setzen immer mehr Spezialwissen voraus, das die Führungskräfte oft selbst nicht haben.
  • Die von den Unternehmen erarbeiteten Strategien, Planungen usw. haben eine immer kürzere Gültigkeitsdauer. Und:
  • Die Führungskräfte und ihre Bereiche stehen immer häufiger vor Herausforderungen, für die sie noch keine Lösung haben.

Wie ist in einem solchen Umfeld erfolgreiche Führung möglich – wenn die Führungskräfte einen immer geringeren (disziplinarischen) Zugriff auf ihre Mitarbeiter haben und – salopp formuliert – auch nicht schlauer als diese sind?

Führungskräfte müssen „Marken“ werden
Nach dem klassischen Befehl- und Gehorsam-Prinzip ist dies nicht möglich; ebenso wenig dadurch, dass die Führungskräfte versuchen, sich als Alles-besser-Wisser zu profilieren. Der einzig mögliche Lösungsweg ist: Die Führungskräfte müssen sich zu echten Leadern entwickeln, also Persönlichkeitsmarken, denen die Mitarbeiter vertrauen.

Eine Marke kennzeichnen zwei Faktoren. Erstens: Sie ist aufgrund ihres Auftritts beziehungsweise Erscheinungsbilds wiedererkennbar. Und zweitens: Sie gibt den Kunden ein klares Leistungsversprechen – so wie dies zum Beispiel die Unternehmen Audi und BMW mit ihren Slogans „Vorsprung durch Technik“ beziehungsweise „Freude am Fahren“ tun.

Erkennbar für gewisse Werte stehen
Ähnlich verhält es sich mit Fühungskräften, die eine „Persönlichkeitsmarke“ sind. Auch sie stehen für ihr Umfeld erkennbar für konkrete Werte und Überzeugungen, die sich in ihrem Verhalten zeigen. Also lautet eine Anforderung an Führungskräfte, die eine Persönlichkeitsmarke werden möchten: Sie müssen sich ihrer Werte und Überzeugungen sowie Stärken bewusst werden – also darüber, was sie als Person einzigartig und unverwechselbar macht. Dazu zählt auch das Kennen der eigenen Schwächen. Denn erst aus dem Bewusstsein unserer Stärken und Schwächen erwächst das erforderliche Selbstverständnis für unsere mögliche Wirkung. Und dieses hilft uns wiederum, nicht nur an „Schönwetter-Tagen“, sondern auch, wenn es (im Unternehmen oder Markt) „stürmt und schneit“ eine souveräne Haltung einzunehmen und zu zeigen. Und dies ist wiederum ein Signal für unsere Umwelt: Dieser Marke beziehungsweise Person kannst du vertrauen.

Sich präsentieren und vermarkten
„Werden Sie als Führungskraft eine Marke und präsentieren und vermarkten Sie sich entsprechend“ – diese Aufforderung stößt bei vielen Führungskräften auf Vorbehalte. Denn mit dem Begriff „Vermarktung“ assoziieren sie Attribute wie „schrill“ und „laut“. Doch nur wenige Marken sind so schrill und laut wie Afri Cola. Weit mehr setzen auf ein unaufgeregtes Under-Statement.
Ähnlich verhält es bei der Selbst- Vermarktung von Führungskräften. Auch hier geht es nicht darum, stets am lautesten zu schreien, sondern immer wieder nach außen zu zeigen und zu artikulieren,

  • wofür man steht und
  • was einem als Person wichtig ist.

Denn so entstehen Glaubwürdigkeit und somit Vertrauen. Und diese Faktoren werden für den Führungserfolg in der von Veränderung geprägten VUCA-Welt immer wichtiger.

Invoices that arrive at the pharmacy by e-mail (as PDF/A) and whose totals, tax amounts, items and prices match the orders and goods receipts from the AMOR3 MaWi system can be posted automatically throughout to Diamant/3 Accounting. The knowledge database consisting of explicit and implicit p2p process knowledge represents the second major added value. The innovative overall solution supports cross-site and cross-departmental collaboration and communication by laying the foundations for Knowledge 4.0 and Work 4.0 along the entire process chain.

The company-wide Enterprise Content Management MyCorsa Nxt maps information, documents and process knowledge context-based and in real time. The associated enterprise search engine enables documents and content to be found quickly and easily using keywords, numbers and suggestions. Internal queries about invoices,
orders, deliveries or approvals are sent digitally, quickly and document-based with VerifierPRO mobile, for example.
 

„The hospital market is characterized by mergers and growth. This has an impact on procurement management which has to make do with existing personnel resources. This is where the automation of StratOz in p2p management comes in. comes into play.“

Dr. Frank Seifert, Head of Pharmacy St. Elisabeth Gruppe

Facts from the pharmacy incl. branch office in the first year
Around 30,000 documents were digitized and linked to processes.
Almost 500 telephone orders were recorded and tracked for digital processing.
Over 18,000 delivery bills were digitized and linked to orders.
Over 13,000 paper invoices were digitized, automatically recognized and verified, and linked to orders and delivery bills.
Around 2,500 invoices sent by email were automatically processed, recognized and verified.
Around 25% of all invoices were processed fully automatically before payment was approved.
In total, around 80% fewer manual activities were required in the recording, processing and checking of incoming invoices.

The challenge in project implementation: company-wide digital transformation
The project implementation and integration of the solution was carried out holistically using agile project management methods according to the 3-pillar model developed by StratOz:
1. social integration: change management for winning over and empowering employees* for the digital transformation
2. organizational integration: strategy and business processes relating to digital invoice receipt management
3. technical integration: future-proof IT architecture with platform-compatible software services and integration of specialist applications

Right at the start of the project, all users were involved in contributing to the solution vision and identifying with the solution. During the close support in the change process the focus was on developing understanding and creativity for further digital, automated process steps. The individual change communication and partnership-based cooperation with the department heads and in-house IT formed the framework for the successful project.The project was implemented by an agile and autonomous StratOz project team together with partner BCT Software and in close collaboration with the provider of materials management solutions AESCUDATA. materials management solutions provider AESCUDATA.

Further project steps in implementation and planning
In the second project step, the solution was also successfully implemented for users in Central Purchasing. The standard web interface developed with our partner Diamant Software
interface I3-Service, developed with our partner Diamant Software, is being expanded to transfer invoice data, users and processing steps, account assignments, factual checks and much more directly to the Diamant/3 accounting system, which are logged in compliance with GoBD. The third project stage is also integrated into the overall solution architecture: Digital invoice receipt management for medical and building services with integration of the in-house facility management system waveware. In the medium term, the focus will be on connecting other areas, such as IT, digital contract management and HR 4.0, to the company-wide digital architecture.

The St. Elisabeth Group - Katholische Kliniken Rhein-Ruhr is a dynamically growing ecclesiastical group of acute hospitals and specialist clinics for maximum general care, geriatric care facilities, a rehabilitation center, a hospice and further education and training facilities. The locations in Herne and Witten, with more than 1,500 beds, ensure supra-regional care in the middle of the Ruhr region. Under the umbrella the Group are the five hospitals: St. Anna Hospital Herne, Marien Hospital Herne - University Hospital of the Ruhr University Bochum, the Marien Hospital Witten, the Rheumazentrum Ruhrgebiet, the St. Marien Hospital Eickel as well as the following facilities the following facilities: the Eickel Medical Rehabilitation Center, the St. Elisabeth Guest House, the Outpatient Care Center, the MVZ Herne - Ärzte Hölkeskampring, the MVZ Wanne - Ärzte Hospitalstraße, the Lukas Hospiz, the St. Elisabeth Hospiz, the Bildungszentrum Ruhr, Bildungswerk e. V., the nursing school, the academy of physiotherapy and occupational therapy and children in the St. Elisabeth Group.
www.elisabethgruppe.de

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