Von der Notlösung zum Optimum für Unternehmen

Effizient und motiviert am remote Arbeitsplatz – energizing people
Selbst bei einem guten Draht zu den Kollegen und geschulten Führungskräften, kann das Homeoffice zur Motivationsfalle werden. Vor der Pandemie war es noch der Schlüssel zu effektivem Arbeiten, zu einer optimalen Work-Life-Balance. Jetzt, einen Corona-Sommer-Winter-Frühling später, sieht das für viele anders aus. Fehlende Sozialkontakte, Stress und Überforderung sind das Ergebnis.

Das liegt sicher auch an der Pandemie, deren Auswirkung viele als länger währende Krise erleben. Das macht die Menschen verängstigt, traurig oder auch wütend, was sie als Stress erleben.

Einen Gang runter schalten wäre eine Lösung. Aber das ist leichter gesagt als getan.

Hier helfen kleine Rituale, die Arbeit auch mal hinter sich zu lassen. Denn Studien belegen, dass im Homeoffice oftmals mehr Stunden gearbeitet wird als weniger – was immer noch viele Arbeitgeber befürchten. Arbeitnehmer:innen sollten sich also Rituale zum Abschalten schaffen, den Bürostuhl unter den Schreibtisch schieben beispielsweise oder bewusst eine Runde Joggen gehen oder die Zeitung lesen, um im Kopf Abstand zum Job zu bekommen.

Selbstorganisation ist als das Zauberwort und daraus ergibt sich die intrinsische Motivation, auch wirklich effektiv zu arbeiten. Also – auch wenn Homeoffice für viele nach Pizza bestellen und mit dem Laptop auf dem Sofa chillen – klingt, schaffen Sie sich feste Strukturen. Das fängt schon morgens an, wenn man eben nicht die Jogginghosen, sondern offizielle Bürokleidung anzieht.

Strukturieren Sie Ihren Tag mit Zeiten für Mails, Zeiten für die Kommunikation und solche für konzentriertes Arbeiten. Planen Sie Pausen ein und lernen Sie auch einmal „nein“ zu sagen zu ständiger Verfügbarkeit oder den „nur mal kurz“-Fragen von Chefs und Kollegen.

Aber bei aller Selbstorganisation, auch Unternehmen sind dafür verantwortlich, die Mitarbeiter:innen zu „energetisieren“.

Dies kann auf vielfältige Weise geschehen. Die Woche kann beispielsweise mit kleinen Events gespickt sein, die aus dem Alltag herausstechen, wie z.B. ein virtuelles Quiz mit kleinen Gewinnen. Die Team-Playlist auf Spotify oder auch kleine Feiern für das Erreichen eines Meilensteins. Hier gilt es kreativ zu sein. Schon der Smalltalk am Morgen kann den Tag für das Teammitglied verbessern, weil er oder sie sich verstanden fühlt und ernst genommen.
Das alles kann eines leider nicht ersetzen, das gemeinsame, soziale Miteinander im Büro.

Stichwort Büro: Auch wenn noch kein Ende der Pandemie in Sicht ist, planen viele Unternehmen die Rückkehr der Arbeitskräfte in die alten Arbeitsräume. Aber geht da so einfach? Und ist sinnvoll, einfach da weiterzumachen, wo man Anfang 2020 aufgehört hat?

Der Arbeitsplatz der Zukunft
Diese Frage haben wir eigentlich schon zu Beginn des Textes beantwortet. Nein, ist es nicht! Fakt ist leider auch, dass ein Großteil der Unternehmen nichts getan hat, um die Arbeitssituation  - räumlich- zu verbessern, weder im Homeoffice noch in den Unternehmen.
Die aktuelle Leesman-Studie fasst das - in Bezug auf Homeoffice – gut zusammen: Nur 40% haben einen dedizierten Raum bzw. ein Büro Zuhause. Die Mehrheit von 60% hat entweder nur einen zum Arbeiten gedachten Bereich im Wohnzimmer oder arbeitet dort, wo gerade Platz ist.  

Gehen wir davon aus, dass und die Pandemie noch lange erhalten bleibt: Wie müssen Arbeitsstätten des 21. Jahrhunderts dann aussehen, um Unternehmen, Mitarbeiter:innen und auch Kund:innen optimale, motivationale und effektive Umgebungen zu schaffen?

Der Virtual Interactive Professional, wie Philip Vanhoutte den Typus der virtuell und remote arbeitenden Wissensarbeiters nennt, muss in vier Bereichen glänzen:

• Schreiben/redaktionelles Arbeiten: Hier ist die Konzentration entscheidend. Dies erfordert einen geschlossenen Raum mit guter audio-visueller Privatsphäre oder kurz: RUHE.
• Präsentieren/Verkaufen: Eine energische Sprachkommunikation ist unerlässlich, um eine kraftvolle Botschaft zu vermitteln, die andere aber stören könnte …
• Interagieren: In virtuellen Meetings bei denen gutes Zuhören (Sprachverständlichkeit) und energische Zusammenarbeit unerlässlich sind.
• Auftanken: Abseits von Büroansichten und Sound – zur Kontemplation.

Was man also an seinem Heimarbeitsplatz braucht, ist ein privater und geschlossener Raum, um das Schreiben / Verkaufen / Interagieren in ausgezeichneter akustischer Isolation zu ermöglichen. Und ebenso ‘Ausbruch’-Möglichkeit in den (arbeitsfreien) Räumen, um Energie zu tanken.
Es ist daher nicht nur an der Zeit, Homeoffice, Remote-Arbeitsplätze und mobiles Arbeiten als eigenständige Möglichkeiten anzusehen, sondern als gesetzte Möglichkeiten, die – sofern es die Tätigkeit zulässt – jedem offenstehen sollten und für die eigenständige Räume geschaffen werden müssen.
Nun ist es aber auch so, dass derzeit unsere Häuser und Wohnungen nicht darauf ausgerichtet sind, auch als Arbeitsplätze zu dienen.

Was heißt das für die zukünftige Gestaltung von Wohnraum?
Zunächst einmal muss es, wenn das Haus als Arbeitsplatz genutzt wird, einen eigenen Raum für die Arbeit geben. Viele Menschen, die während des Lockdowns von zu Hause aus arbeiten, tun dies von Küchentischen oder vom Sofa aus. Diese sind meist aus ergonomischen Gründen ungeeignet.
Die Art des benötigten Raumes variiert je nach Art der Arbeit. Heimarbeitsplätze können daher nicht nach dem Prinzip “one size fits all” gestaltet werden. Je nach Art der Arbeit müssen sie auch für die technologische Ausstattung sowie die Möglichkeiten zur Kollaboration gestaltet werden, auch Akustik und die in Deutschland eher vernachlässigte Bandbreite müssen bedacht werden.

Im Zusammenhang mit (Heim-)Arbeitsplätzen sollte bei deren zukünftiger Gestaltung auch das Thema Biophilie betrachtet werden. “Biophilie” bezieht sich auf die angeborene Verbindung des Menschen zur Natur. Es gibt zahlreiche Forschungsergebnisse, die belegen, dass der Zugang zu natürlichem Licht, Geräuschen, Gerüchen und Texturen positive Auswirkungen auf das Wohlbefinden hat und effektives Arbeiten unterstützt. An manchen Arbeitsplätzen ist dies schon in Form von lebenden Wänden oder anderen Grünflächen, Wasserspielen und Zugang zu echtem Tageslicht geschehen, in anderen ist das einzige Grün die Topfpflanze auf dem Schreibtisch.