Schaufelradbagger der digitalen Transformation
businessPaaS: Mietmodell auswählen. Serviceorientiert einstellen. Digitale Herausforderungen meistern. Steffen Schaar, Member of the Board der The Quality Group GmbH
Veröffentlicht in: DiALOG - DAS MAGAZIN FÜR DEN DIGITALEN WANDEL | 2023
Die Veränderungen im Leben, in den Organisationen oder auch im täglichen Miteinander sind spürbar und teilweise disruptiv. Ja, sie schaffen ab, was noch vor wenigen Jahren, vor einer Generation noch „State of the Art“ war. Lebenslanges Lernen, verbessern, neu orientieren wird uns in Trab halten. Immer neue Werkzeuge, irgendwann nur noch mit IT, Prozessoren, Speichern und künstlicher Intelligenz, lassen gewohnte Muster der Arbeitswelt verschwinden. Unsere Lebenskultur, aber auch unser Umgang nimmt neue, nicht voraussehbare agile Formen an. Vorgestern ein Leben ohne Handy, gestern noch mit SMS und iPod, heute mit Chatbot und Mails und morgen wirklich papierlos. Technologisch ist das schon seit gestern möglich, aber warum gelingt es nicht?
Neulich auf einem Tech-Kongress sagte ein Teilnehmer zu mir: „Hier sind überall nur Anbieter von Schaufeln, keiner hat die Lösung, den Bauplan, das Konzept für den Bau eines nachhaltigen Gebäudes“. Er meinte natürlich nicht Schaufeln, sondern Werkzeuge der IT, typischerweise gleich KI, ob zur Suche von Informationen, zur Automation oder zur Generierung von Dokumenten. Um also in der Sprache meines Gesprächspartners zu bleiben: „Wo sind die Schaufelradbagger, die wirklichen Ergebnisbringer, die langfristigen messbaren Nutzenstifter?“, frage ich und weiß dennoch, dass es sie gibt. Warum sehen wir sie nicht oder lassen uns blenden? Der Hype ist die KI. Noch vor wenigen Monaten war es die Cloud, Blockchain, smart Contract. Als ob der Erfolg, die Leistung oder Ergebnisse nur davon abhängen, mitnichten! Bewusstsein und Nachhaltigkeit könnten unseren Blick wieder schärfen und es lohnt sich auf Tugenden zu setzen, die unsere Wirtschaft, unseren Wohlstand erst zu ihrem guten Ruf geholfen haben.
Ein Antwortversuch lohnt sich deshalb auf jeden Fall. Die eine Seite ist, dass die Technologie und Innovationen ganze Branchen disruptiv verändern, aus Spezialisten werden Technologieunternehmen. Neue Spezialisten entstehen rund um die digitalen Daten-Wissensverwalter − die Big Player der Plattformen. Damit diese interessant werden und bleiben, stellen sie Schaufeln, also Werkzeuge, her (und das immer schneller), die die technologischen Innovationen in den Alltag bringen. Die andere Seite sind die Applikationen, sogenannte Softwareprodukte oder -lösungen, die seit Beginn des IT- Zeitalters mit Funktionsbausteinen den unternehmerischen Fortschritt durch automatisierte und effizientere Arbeitsweisen stetig weiterentwickeln. Also die Baggerhersteller für dauerhaften Nutzen mit integrierten Schaufeln, die aber nicht immer dem schnelllebigen Fortschritt standhalten können. Während die eine Seite also die technologischen Limits aufbricht, sorgt die andere für einen stabilen, dauerhaft nutzbaren Einsatz im Alltag. Zwangsläufig entstehen aus beiden Seiten immer mächtigere Bedürfnisse, um wirtschaftliche und ökonomische Ergebnisse zu heben. So entstand beispielsweise für die ganz großen Aufgaben aus vielen hundert einzelnen Schaufeln eine in der Baubranche hochkomplexe Einheit, der Schaufelradbagger.
Unsere Lebenskultur, auch unser Umgang nimmt neue, nicht voraussehbare agile Formen an.
Wenn wir die Symbolik der Schaufeln verlassen und in der digitalen Welt den Schaufelradbagger suchen, werden wir schnell fündig. Die beiden Seiten oder Welten sind in unseren Organisationen der Administration schnell zu finden. Die Digitalisierung schreitet voran, für einige zu schnell, für die meisten zu langsam. Die Innovationen werden überall sichtbar, die Organisationen definierten sich Headlines wie LegalTech, RegTech, FinTech, SupTech usw. Eigentlich Unsinn, wenn man bedenkt dass Digitalisierung keine Branchen kennt und erst recht keinen Halt vor verschiedenen Organisationsabläufen macht. Überall dort wo Potenziale der Optimierung, Effizienz oder Qualität entdeckt werden, ist der Einsatz von Technologie, von digitaler Transformation angebracht. Aristoteles sagte: „Wir sind, was wir wiederholt tun. Daher ist Exzellenz kein einmaliger Akt, sondern eine Gewohnheit.“ Er ahnte wohl nicht, dass dieser Ansatz Jahrhunderte gültig sein würde.
Hier setzt die businessPaaS, eine digitale Plattform für Informationen im Kontext von unternehmerischen Daten, Dokumenten, Verträgen und Vorgängen (Akten) an. Wiederholtes, dauerhaftes, effizientes und verbindliches Dokumentieren, Verwalten und Archivieren von Informationen, des wohl mittlerweile unbestritten wichtigsten Wettbewerbsfaktors im Handlungskontext von Unternehmensabläufen. Die businessPaaS (auf Deutsch: Geschäftsplattform als ein Miet- und Servicemodell) vereint das, was den Anwender heute interessiert: „Service – Übersichtlichkeit – Kostenbewusstsein“. Ganz an den Schaufelradbagger–Ansatz angelehnt gilt: Einsteigen. Einstellen. Loslegen.
Und natürlich gibt es beliebige Möglichkeiten, die Schalter zu erweitern, die Funktionen auszubauen oder gar die Schaufeln (Tools) auszuwechseln. Gemäß dem Motto: „Digitale Transformation – wenn Du es willst“ (schauen Sie sich dazu doch einmal unsere Kurzfilme im TQG-YouTube-Kanal an). Entscheiden Sie, wann es Zeit ist, den nächsten Schritt zu gehen. Entweder bei einer Erweiterung der Mitarbeiternutzung oder der fachlichen Integration von Bereichen und Abteilungen. Wenn der Nutzen nicht nur im täglichen, effizienten, digitalen Arbeiten, sondern auch später mit einem „Klick“ der historische Entstehungsprozess digitaler Informationen sofort abrufbar ist, wird aus der Ablage von Daten ein unternehmensweites Wissensmanagement im Handlungskontext individueller Organisationsabläufe.
Ganz klar, heute braucht man sich den Schaufelradbagger nicht mehr zu kaufen, um entlang einer digitalen Unternehmensstrategie die vielfach entstandenen heterogenen Softwareanwendungen zu reduzieren. Die Cloud-Modelle bieten die Möglichkeit, wie vor einigen Jahren schon die sogenannten Outsourcing-Modelle, langfristig auf Standards zu setzen, sich den besten Support und Service aus IT und Applikation zu sichern und dabei immer Release- und Updatesicher mit aktuellsten Technologien zu sein.
Die businessPaaS basiert auf einer langjährig bewährten EIM-Lösung und dem erprobten SaaS–Ansatz. Enterprise Information Management (EIM) strukturiert Daten und Informationen in abteilungsübergreifenden Organisationsprozessen und bietet so Datensicherheit, Nachhaltigkeit, Transparenz und Verbindlichkeit im Informationszeitalter. Der SaaS-Ansatz ist ein monatliches Nutzungsgebührenmodell, das in seiner Funktionalität modular ergänzt werden kann. Die individuellen Unterstützungs- und Begleitungsleistungen sind als Dienstleistungen transparent und abrufbar.
Die businessPaaS (auf deutsch: Business Plattform als ein Miet- und Servicemodell) vereint das, was den Anwender heute interessiert: „Service – Übersichtlichkeit – Kostenbewusstsein“.
Für was steht die businessPaaS?
- Die Plattform, das Gerüst, in dem alle Daten, Vorgänge und Informationen gespeichert, strukturiert und gesichert werden, ist eine cloudbasierte, seit vielen Jahren bewährte und auf sogenannte SLA (Service Level Agreements) ausgerichtete IT-Architektur. Integriert sind auf einer schnellen Datenstruktur technologische Standards wie Verschlüsselung, LDAP/SAML für Single-Sign-On, revisionssichere Versionierung für Dokumente u.v.m. Die Daten werden durch zertifizierte und regelmäßig geprüfte Abläufe gesichert, validiert und durch Sicherungsmaßnahmen geschützt. Ein IT-Expertenteam führt automatisierte, vorsorgliche Checks und Maßnahmen durch, um jederzeit die aktuellen Datenschutz- und Securityanforderungen zu gewährleisten.
- Das Business ist in jeder Organisation, ob Behörde, kleines oder globales Unternehmen oder egal in welcher Branche, geprägt von administrativen, über die Jahre hinweg gewachsenen Abläufen. Diese sind oft individuell, sicher gesetzeskonform, aber immer auch wettbewerbsorientiert und sehr unterschiedlich in der Transformation von papiergetriebenen zu papierlosen Abteilungen und Bereichen. Die businessPaaS liefert hierzu verschiedene Musterschablonen an fachbezogenen Apps, standardisierten Funktionsbausteinen und Modulen aber auch Vorlagenstrukturen für Vorgänge und Akten. Bei der Workflow-Automation ist ein Muster-Koffer an stetig wachsenden Einsatzmöglichkeiten einfach in der businessPaaS mittels Freischaltung nutzbar.
Beispiele sind für- businessApps: Compliance, Datenschutz, LkSG, CRM, eLearning, Einkauf oder ISO
- Module: Klauselmanagement, TrustCenter (Collaboration Room) oder Workflows (BPM)
- Akten: Vertragsakte, Gesellschaftsakte, Litigation Akte, Personalakte, Immobilienakte, Rechtsakte, Marketingakte, Projektakte oder Wartungsakte
- Workflows: Vertrags- und Dokumentenerstellung, beliebige eSignatur Integration, Genehmigungen und Freigaben, Formularerstellung oder Retention Policies
Die gesamte Benutzeroberfläche im Standard-Einstiegsmodul ist vorkonfiguriert und entspricht modernstem Bedienkomfort wie Apps, Folder-Strukturen, Relation-Explorer, beliebiger Filterstrukturen und View oder Drag&Drop-Unterstützung. Durch eine einfach erlernbare Konfiguration können Sie eine Individualisierung für Ihr Unternehmen, einzelne Abteilungsnutzung oder beliebige Fachunterstützung ergänze. Die Datenebene, das tägliche digitale Arbeiten, kann jeder Mitarbeiter selbst personalisieren und sich damit Effizienz und Übersichtlichkeit verschaffen. Im Shared-Service sind Views oder gesamte Ansichten mit Spalten und Filtersortierungen für gleiche rollenberechtige Anwender nutzbar. - Der Service-SaaS (PaaS) umfasst die gesamte Verantwortung der IT-Architektur, der Verlässlichkeit, die Applikation, den Service in die Hand eines Anbieters zu legen. Die Vorteile liegen auf der (einen) Hand. Keine nachträglichen Budgets bei Updateprojekten, ein Ansprechpartner für alles, gesicherte Service-Qualität, planbare Laufzeit und langfristige Zuverlässigkeit.
Unsere Managed Services SLA basieren auf:- Betriebszeiten 24x7 mit Monitoring, Backup und Daten-Recovery
- Zertifizierte Hosting Services mit DIN ISO9001, ISO20001 ….
- Einhaltung deutscher Rahmenbedingungen für Rechenzentren
- Security-Infrastruktur mit Firewall und VPN/VLAN
- 256-bit-Verschlüsselung bei Übertragung
- Verfügbarkeit 99,5 %
So ist auch Ihre digitale Transformation in guten Händen!
Ihr Weg zur businessPaaS
- Wählen Sie ihr Einstiegsmodell. Selbst der einfachste Einstieg in die businessPaaS, sozusagen der kleine Schaufelradbagger für den Garten, beinhaltet die gleichen Komponenten in vollem Umfang wie die Ausbaustufe für eine globale Organisation. Die Anzahl der Schaufeln, die Motorkraft oder die Leistung sind vergleichbar ausbaubar, ebenso wie Useranzahl, Speicherplatz oder Modulunterstützung (z.B. ergänzende KI-Integration über eine standardisierte API) in der businessPaaS. Die monatliche businessPaaS-Gebühr ist für den Einstieg als auch die nutzungsorientierte Erweiterung ausgerichtet.
Sie beinhaltet:- Komplette Lizenzen inkl. Userpaket
- kein zusätzlichen Update-Kosten für Major/Minor & Service Release-Updates
- Sustainability / Service Betrieb & Security
Ob als kleine Abteilung (1-5 User), mittlere Organisation mit mehreren Abteilungen oder speziell auch für erste automatisierte Workflow-Nutzung, wählen Sie Ihren Plattformeinsatz einfach durch Ihre Startparameter aus. Ihr Einstieg basiert auf einer modernen digitalen Plattform für die elektronische Vertragsakte, Akten- und Vorgangsmanagement, Kontakte, Reminder/Termine und Dokumente.
Integriert sind:- Volltextsuche (OCR), Recherche mit smartSearch
- Drag&Drop Addin (MS Outlook), DropZone
- Auditsicherheit durch Historienverwaltung, Benutzerhilfe
- Dokumenten-Preview für Office- und PDF-Dokumente
- OneClick-Edit-Bearbeitungskomfort (autom. Checkout)
- flexible Ablagestruktur von Dokumenten
- Relation-Explorer
- 10 Named User (optional weitere User Modelle auf Anfrage)
- Begleitung für den effizienten (terminierten) Start. Nach dem Einstieg folgt nun die Einrichtung. Wie im Bagger, Hebel kennenlernen, Sitz(e) einstellen, Regeln erlernen, Abläufe klarmachen und los geht’s. Ein erfahrenes Team von Experten unterstützt Sie vom ersten Schritt bis zur Inbetriebnahme, dem Start der Nutzung, durch die folgenden Maßnahmen und Unterstützungsleistungen:
- Workshop/Planung der standardisierten Meilensteine der Einführungsberatung
- Ggfs. Datenübernahme aus dem Bestandssystem/Umzug in die Cloud
- Bereitstellung des Anwenderbereiches und Datenkonfiguration lt. Workshop-Ergebnissen
- Einweisung und Schulung
- HyperCare-Echtbetriebsunterstützung
Diese Leistungen werden nach der Standardmethodik und Abrechnung transparent und ergebnisorientiert umgesetzt und begleitet Ihr Einführungsteam entlang einer gemeinsam abgestimmten Zeitplanung. - Ihr Benefit mit der businessPaaS: Sehr schnell werden Sie durch die intuitiven Bedienungs- und Konfigurationsmöglichkeiten über Views, Shared Services, Filterungen bis hin zum Excellence Ad Hoc Reporting Ihren digitalen Alltag effizienter und nachhaltiger erledigen können. Dann werden Sie Potenziale in Ihren Abläufen entdecken, können ganz neue Anforderungen in Ihren Alltag integrieren und mit Ihren Aufgaben die Möglichkeiten von automatisierten Vorgängen ins Visier nehmen. Dafür steht die Workflow-Engine BPMN2.0 mit zahlreichen Musterprozessen bereit, um Ihre Abläufe in Punkto Qualität und Verlässlichkeit weiter zu verbessern. Die Individualität Ihrer Organisation kann durch modellierte Unterstützung des Expertenteams schnell und effizient umgesetzt werden. Dafür sprechen Sie über den bereitgestellten Service und Support das Team an oder melden Ihren Bedarf direkt über die Plattform an.
So ist auch Ihre digitale Transformation in guten Händen!
TQG businessApp cloud platform
Die TQG businessApp cloud platform unterstützt als führende deutsche, standardisierte Lösung ein revisionssicheres und strukturiertes Informations- und Wissensmanagement in Organi-sationen für beliebige Objekte in ihrem Lebenszyklus wie z. B. Verträge, Akten, Vorgänge, Fälle, Anträge oder Bescheide.
Besondere Merkmale der konfigurierbaren Plattform sind einerseits die Strukturierung, Bündelung und Verknüpfung von Daten und Verantwortlichkeit zu Informationen für einen bestimmten Zweck und anderseits die Unterstützung der Interaktion der Mitarbeiter durch Einbettung der Informationen im Handlungskontext durch frei definierbare Geschäftsprozesse.