Wie der Umstieg von Präsenzveranstaltungen in die virtuelle Welt gelingt

Planung und Agenda
Ablauf und Agenda folgen bei digitalen Veranstaltungen anderen Gesetzmäßigkeiten, die schon bei der Planung berücksichtigt werden müssen:

• Der Beitritt zum Meeting mit aktiver Kamera und Stumm-Schaltung des Mikrofons vermeidet störende Effekte.

• Die Auswahl der Plattform erfolgt abhängig von der Teilnehmerzahl, auf ausreichende Übertragungsbandbreite ist zu achten. Ein qualitativ hochwertiges Mikrofon sowie eine optimale Ausleuchtung der übertragenen Umgebung, z.B. mit speziellen Ringlampen, gehören zu einem professionellen Auftritt.

• Werden externe Sprecher zugeschaltet empfiehlt es sich, deren Präsentation lokal vorzuhalten und die Steuerung zum entsprechenden Zeitpunkt an sie zu übergeben. 

• Bei größeren Veranstaltungsformaten empfehlen sich die Ausarbeitung eines Regieplans und die Durchführung einer Generalprobe.

• Chat-Funktionen oder Feedback mittels Emoji ersetzen in Online-Sitzungen Gestik und Mimik des Publikums und ermöglichen es, Reaktionen der Teilnehmer:innen einzufangen.

• Damit die Teilnehmer:innen am Ball bleiben, empfiehlt es sich, einem strukturierten zeitlichen Ablauf zu folgen: Bewährt haben sich Videokonferenzen mit maximaler Länge von 50 Minuten, bis zur nächsten Sequenz sollten 10 Minuten Pause für Getränke, Frischluft oder etwas Bewegung bleiben.

Neue Formate
Nach mehr als einem Jahr gehört vieles, das anfangs noch neu war, heute zum Alltag. Auch die Schulungsformate der Cluster Smart Logistik Academy wurden auf digitale und hybride Angebote angepasst und werden gut angenommen. Im Kontext von Forschungsprojekten und aktuellen Industrieprojekten entstanden weitere Online-Formate, etwa zu den aktuellen Themen New Industrial Work und New Learning.

Vergütung
Lohnt es sich? Während der Gegenwert einer Präsenzveranstaltung in Form von Informationen, Personen, Raum, Technik und Bewirtung gut zu bemessen ist, erfordern digitale Formate viel Augenmaß bei der Definition der Teilnahmegebühr. Medienberichten zufolge scheinen 30-50% des Preises von Präsenzveranstaltungen akzeptiert zu sein.

Ständig optimieren
Mit jedem Tag wächst die Erfahrung, welche Formate sich für welches Kommunikationsziel eignen; Instant-Messaging-Dienste für den kurzfristigen Informationsaustausch, Kollaborationsplattformen für den wiederkehrenden Austausch, Wissensvermittlung über Lernplattformen, Webinar-Anwendungen für Online-Seminare und Konferenztools für Großveranstaltungen.

Auch Räumlichkeiten und Technik richten sich nach dem Veranstaltungsformat. Mit einer geeigneten Kamera, Beleuchtungstechnik und Mikrofonen sowie „Streaming-Tools“ mutiert der Konferenzraum zum Studie. Für das Online-Meeting reicht das eigene Notebook mit integrierter Kamera und ggf. Headset, wobei immer auf eine ruhige Umgebung zu achten ist. Ein virtueller Hintergrund im eigenen Corporate Design verstärkt die professionelle Wirkung. Beginnen Sie pünktlich oder benachrichtigen Sie Ihre Gesprächspartner bei Verzögerungen. Schauen Sie während der Konferenz immer direkt in die Kamera und vermeiden Sie es nebenher andere Dinge zu erledigen. So sorgen Sie dafür, dass Sie im Gespräch bleiben und können nahtlos in die Zeit nach der Epidemie übergehen.

Ausblick
Die Zeit nach Corona
Mittlerweile haben wir uns an die neue Form des Arbeitens gewöhnt und die Erfahrung gemacht, dass viele Arbeiten und Abläufe sich auf digitalem Weg effizient und kostengünstig organisieren lassen. Aber es gibt auch weiterhin Aufgaben, für die das persönliche Treffen die bessere Alternative ist.

Es ist zu vermuten, dass die Anzahl der Dienstreisen das Vor-Corona-Niveau dauerhaft nicht wieder erreichen wird. Betriebe werden das mobile Arbeiten in Zukunft zu einem gewissen Anteil für Online-Konferenzen sowie im Bereich der mobilen Arbeitsplätze weiterhin nutzen.

Persönlich glauben wir daran, dass unsere zukünftige Zusammenarbeit, die Weiterbildung, Konferenzen und Events eine kreative Mischung sein wird aus REAL, DIGITAL und HYBRID.