GMV ist Ihre Compliance-GarantieGMV steht für den gesunden Menschenverstand. Bei allem Wirbel rund um das Thema Compliance gilt es, sich dem Projekt mit gesundem Menschenverstand anzunähern. Nicht alles, was man regulieren kann, muss auch reguliert werden. Hier sollte jedes Unternehmen auf seine individuellen Besonderheiten Rücksicht nehmen. Auch kann jede Maßnahme unter dem Aspekt der sogenannten Verhältnismäßigkeit näher betrachtet werden. Was für ein Unternehmen sinnvoll ist, kann für ein anderes wenig(er) Nutzen bringen. Als Orientierungshilfe kann herangezogen werden, dass je größer die Wahrscheinlichkeit eines drohenden (schweren) Schadens, desto dringender besteht hier Handlungsbedarf. Oder anders ausgedrückt: Nicht mit Kanonen auf Spatzen schießen.
Sharing is caring
„Sharing is caring“ oder anders: Das Rad muss nicht neu erfunden werden. Teilen Sie Ihr Wissen bzw. das Wissen Ihrer Mitarbeiter. Sorgen Sie dafür, dass (gute) Ideen und Ansätze Ihrer Compliance-Arbeit geteilt/ verbreitet/ veröffentlicht werden. Hiervon können alle profitieren. Sei es, weil Fragestellungen wiederholt vorkommen oder weil komplexe Themen zur Diskussion gestellt werden. Hierin liegt nicht nur eine Zeitersparnis einer möglicherweise doppelt- und dreifach investierten Arbeitszeit, sondern auch eine Steigerung der Effizienz der eingesetzten Ressourcen.
Kommunikation
Compliance ist Kommunikation. Oder anders: Ohne Kommunikation ist keine wirksame Compliance möglich. Kommunikation meint hierbei nicht nur den Austausch untereinander, sondern auch dass festgelegte interne Regeln und Richtlinien kommuniziert werden. Die Aktivitäten einer Compliance Arbeit können nur wirksam werden, wenn sie an die Mitarbeiter kommuniziert werden. Dabei ist alles erlaubt, was den Bekanntheitsgrad von Compliance erhöht. Ferner ist es auf Dauer effektiver, wenn Regeln oder Pflichten nachvollzogen werden können. Im Idealfall ist eine Compliance-Kampagne so zu gestalten, dass Mitarbeiter sich mit den eingeführten Verhaltensrichtlinien identifizieren.
Auch die Strategie der Kommunikation ist mit Bedacht zu wählen. Empfehlenswert ist, ein „Grundrauschen“ zu verursachen und aufrecht zu erhalten, anstatt ein Feuerwerk zu veranstalten. Hierbei kann und sollte man sich aller Kommunikationskanäle bedienen, die einem zur Verfügung stehen. Ob Intranet, Informationsbroschüren, internes Wiki, schriftliche Ansprachen per E-Mail, Newsletter oder Ansprachen von der Geschäftsleitung („Tone from the Top“) - erläuternde Kommunikation kann Ängste relativieren und Akzeptanz fördern. Der Kreativität des Formats sind hierbei keine Grenzen gesetzt. Der Vorteil digitaler Formate besteht darin, dass diese einen abwechslungsreichen Mix ermöglichen.
Transparenz & Dokumentation
Grundsätzlich sollen Compliance-Verstöße im Verborgenen bleiben, umgekehrt folgt daraus aber, dass Vorgänge ihre Brisanz verlieren, wenn sie transparent gemacht und dokumentiert werden. Dokumentieren Sie herangetragene Anfragen, Vorgänge und Hinweise auf compliance-relevantes Verhalten und die im Rahmen der Untersuchung festgestellten Ergebnisse. Die gewonnenen Informationen können im Nachgang eine solide Grundlage für Analysen und Reportings an die Geschäftsführung darstellen bzw. als Informationsplattform für andere Mitarbeiter dienen. Darüber hinaus ermöglicht eine saubere Dokumentation das Führen von Statistiken zu Fragen und sonstigen Anliegen.
Eine ordentliche und sorgfältige Dokumentation kann insbesondere bei einem Haftungsfall von enormer Wichtigkeit sein. Je besser Vorgänge und Abläufe dokumentiert sind, desto eher gelingt es, sich zu exkulpieren, d.h. sich vom Vorwurf zu entlasten. Dies wiederum hat Auswirkungen auf den Haftungsumfang. Es gilt der Grundsatz, dass die Beweislast der Partei obliegt, die Ansprüche - welcher Art auch immer – geltend macht. Hiervon gibt es aber Ausnahmen mit der Folge der sogenannten Beweislastumkehr. Das bedeutet, dass nunmehr die Gegenpartei die Beweislast für etwas trägt und nicht mehr die anspruchserhebende Partei. Gelingt die Beweiserbringung der Gegenpartei nicht, haftet sie. In so einem Fall kann dann eine sorgfältige Dokumentation der „befreiende“ Beweis sein.
