Information by Compliance

Technologisch war und ist TIGGES immer auf dem neuesten Stand, da das Unternehmen stetig und konsequent in alle Fertigungstechnologien investiert. Aber das immer wichtiger werdende Thema Enterprise Information Management (EIM) hatte man bei TIGGES etwas vernachlässigt. Noch 2008 enthielten allein die Angebots- und Auftragsmappen rund 1500 aktive Vorgänge. Die Informationen lagen dabei nur an einer Stelle, Einblick zu nehmen war aufwendig und zeitraubend. Manches blieb liegen oder verschwand, es gab keine Terminierung und es war schwierig, den Überblick zu behalten. TIGGES plante daher, ein EIM-System einzuführen. Die Wahl fiel auf ELOprofessional, aus dem Hause ELO Digital Office GmbH, Stuttgart, nicht nur wegen seiner Benutzerfreundlichkeit und Integrationsfähigkeit, sondern weil sich damit u.a. der geplante Workflow „Mappenrundlauf“ realisieren ließ – von der Anfrage, über die Kalkulation bis hin zur Rechnungsstellung. Dabei wurden alle Abteilungen und Entscheider eingebunden, also das gesamte Unternehmen. Mit ELOprofessional ist jetzt eine Parallelverarbeitung möglich, es gibt Wartepunkte, einen Informationstransfer für nachfolgende Abteilungen – und alle Informationen und Dokumente sind jederzeit (je nach ELO Berechtigungsstufe) für die Anwender sichtbar.

Archivanbindung an TIGGES ERP

Der Archivaufbau für die Projektablage erfolgte nach klaren Vorgaben: Die Mitarbeiter können sich in Farben und Aufbau wiederfinden, allerdings sollen möglichst wenige Eingaben durch die Benutzer erfolgen, um jegliche Art von „Eigenverwirklichung“ zu vermeiden. Das bedeutet, ELO gibt fast alles vor (Ablagepfad, Indizierung etc.) und ein Workflow steuert sogar die Fristenregelung zur Auftragsüberwachung. Die Mitarbeiter können u.a. mit Schlagworten nach Projekten oder Anfragen suchen – über eine Schnittstelle auch im vorhandenen ERP-System. ELO COLD ermöglicht zudem die vollautomatische Archivierung von Massendaten aus zentralen Geschäftsanwendungen heraus (z.B. ERP-System, MS Office- Anwendungen). Alle Vorgänge werden von ELO dokumentiert und bleiben nachvollziehbar (optimale Transparenz).

Information by Compliance

Am Anfang waren es bei TIGGES rund 50 aktive ELO User. Heute sind es knapp 80 und alle Standorte der TIGGES-Group (auch Taiwan und USA) sind inzwischen eingebunden. Das System läuft optimal und überzeugt durch den großen Nutzen für das Unternehmen, denn mit den ELO Workflows gelingt es der Tigges Group, den Vertriebsprozess von der Angebotsanfrage über Machbarkeitsstudien bis hin zur Auftragsplanung zu beschleunigen. Arbeitsabläufe zwischen den außereuropäischen Standorten und der Zentrale in Deutschland wurden damit erheblich optimiert und die Daten werden kontrolliert gemäß der Unternehmens- Compliance ausgetauscht.

ELO Workflows steuern die Prozesse

Das folgende Beispiel zeigt in Kurzform einen Prozessablauf: Sobald eine Anfrage (per Fax, E-Mail oder Post) eingeht, wird sie in das EIM-System ELO aufgenommen und der Workflow startet, zunächst bis zur Angebotsabgabe. Bis dahin wird die Machbarkeit entsprechend einem definierten Regelwerk geprüft (Entscheidungsfindung). Der Workflow führt alle Benutzer durch das Regelwerk, dabei werden Informationen und Teilentscheidungen abgefragt bzw. gesammelt. Alle Dokumente zur Entscheidungsfindung sind direkt über das EIM ELO abrufbar. Wird die Machbarkeit bestätigt, erfolgt die Angebotsabgabe. Erteilt der Kunde dann den Auftrag (per Fax, E-Mail oder Post), wird er in das EIM-System ELO aufgenommen, mit Referenz zum Anfrageprozess. Der Workflow führt nun alle Benutzer durch den Produktionsprozess, dabei werden wiederum Informationen abgefragt bzw. gesammelt. Auch hier sind wiederum alle Produktions- bzw. QM-relevanten Informationen direkt über das EIM ELO abrufbar.

Alle Bereiche profitieren von ELO

Vom Einsatz des EIM-Systems ELO profitieren vor allem Verkauf, Einkauf, Controlling, Konstruktion, Kalkulation, Auftragsplanung und Produktion (alle Abteilungen und in allen Standorten). Die ELO Anwender sind nun jederzeit in der Lage, Auskunft über den aktuellen Arbeitsstand eines Vertriebs-, Beschaffungs- oder Produktionsprozesses zu geben. Darüber hinaus liegen den Mitarbeitern die Informationen in Echtzeit vor. Eine standortübergreifende Suche von Informationen gestaltet sich somit sehr einfach und schnell. Die standortübergreifenden Workflows ermöglichen es darüber hinaus, die außereuropäischen Standorte von der Zentrale in Wuppertal aus zu steuern.

Nachhaltigkeit durch Dokumentation

Die besondere Nachhaltigkeit dieses ELO Projekts liegt in der automatisierten Dokumentation aller Unternehmensprozesse, die quasi „nebenher“ automatisiert mitläuft. Damit lassen sich mit Kunden und Mitarbeitern auch nach Auslieferung eines Produkts noch Fragen klären, die im Zusammenhang mit der Auftragserteilung stehen. Da die Arbeitsschritte automatisiert vorgegeben werden, kann nun auch nichts mehr vergessen werden. Das steigert die Qualität der Produkte bzw. Auftragsabwicklung nachhaltig, vermindert die Reklamationsrate und erhöht somit noch mehr die Kundenzufriedenheit. Für die Zukunft ist geplant, das EIM-System ELO noch weitreichender einzusetzen. Hierzu gehören das belegersetzende Scannen und vor allem das Nutzen von mobilen Anwendungen. Hier wird die App ELO for Mobile Devices für mehr Mobilität im Business sorgen und damit Geschäftsprozesse ortsunabhängig machen. Zudem will TIGGES das Gesamtkonzept für weitere Standorte übernehmen.

DiALOG-Award: Preisträger 2015

Durch den Einsatz des EIM-Systems ELO sind jetzt alle Arbeitsabläufe jederzeit transparent nachvollziehbar und kein Arbeitsschritt kann vergessen werden. Es gibt keine Medienbrüche, keine unnötigen Doppeltarbeiten und die Mitarbeitermotivation ist gestiegen. Nach einer Auswertung der eingereichten Beiträge durch eine Fachjury, gewinnt TIGGES den DiALOGAward 2015 gegen renommierte Konkurrenz und folgt damit dem Vorjahressieger Porsche. Der DiALOGAward ist ein Qualitätssiegel, über das sich TIGGES-Geschäftsführer Jens Tigges sehr freut: „Dieser Award zeigt den Qualitätsanspruch unseres Hauses, welcher neben den Produkten auch die Prozesse beinhaltet, und dass sich Qualität langfristig immer durchsetzt.“