Was ist laut Definition Vertragsmanagement?
In der Literatur und dem Internet sind verschiedenste Definitionen zu Vertragsmanagement (engl. contract management) zu finden welche sich oft auf den Artikel des deutschsprachigen Wikipedia stützen:
- Vertragsmanagement umfasst die Betreuung der vertraglichen Verhandlungen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer, Implementierung von Verträgen und Vornahme von Vertragsänderungen aus technischen, terminlichen, personellen oder finanziellen Gründen.
- Vertragsmanagement bezeichnet alle Tätigkeiten im Rahmen des Projektmanagements, die sich mit der Entwicklung, Verwaltung, Anpassung, Abwicklung und Fortschreibung der Gesamtheit aller Verträge im Rahmen eines Projektes beschäftigen.
- Vertragsmanagement wird in der Praxis als das Fundament für das betriebswirtschaftliche Handeln eines Unternehmens angesehen und stellt somit eine sowohl globale als auch eine komplexe Unternehmensaufgabe dar.
- Aufgaben im Vertragsmanagement
- Analoges vs digitales Vertragsmanagement
- Schnittstellen im Vertragsmanagement
- Vertragsmanagement als Projekt
- Vertragsmanagement als globale Aufgabe
- Der Vertragsmanagement Praxischeck
- Vertragsmanagement und Compliance
- Zukunft des Vertragsmanagement
- Welche Vertragsmanagement Software?
- Unsere Vertragsmanagement Software
Diese Definitionen lassen sich zu folgenden Kernaussagen zusammenfassen:
- Verträge sind Ausgangspunkt und die Basis für das betriebswirtschaftliche und rechtliche Handeln in Organisationen und Fachabteilungen. Innerbetriebliche und dezentrale Entscheidungsebenen erfordern eine direkte Zugriffsmöglichkeit auf die globalen Informationen des Unternehmens unter Offenlegung etwaiger Risiken.
- Für eine erfolgreiche und gesetzkonforme Bewältigung dieser Herausforderungen bedarf es konkreter Lösungsansätze mit der Zielsetzung, Risiken zu erkennen und wirksam zu kontrollieren, Prozesse zu optimieren sowie Effizienzsteigerungen und die notwendige Revisionssicherheit im Bereich des Vertragsmanagements zu erzielen.
- Vertragsmanagement bezeichnet alle Tätigkeiten im Rahmen des Projektmanagements, die sich mit der Entwicklung, Verwaltung, Anpassung, Abwicklung und Fortschreibung der Gesamtheit aller Verträge im Rahmen eines Projektes beschäftigen.
Aufgaben im Vertragsmanagement
Die Aufgaben des Vertragsmanagements umfassen den gesamten Lebenszyklus der Verträge. Diese Aufgaben sind:
- Erstellung von Vertragsentwürfen und Verträgen: Entwurf, Überprüfung und Abschluss von Verträgen in Zusammenarbeit mit den relevanten Parteien und Gruppen.
- Vertragsverhandlung: Aufnahme von Verhandlungen mit Lieferanten, Kunden oder Partnern, um für beide Seiten vorteilhafte Bedingungen zu erreichen.
- Überwachung von Fristen: Kontinuierliche Überwachung der Vertragserfüllung, um die Einhaltung von Bedingungen und Fristen zu gewährleisten.
- Terminüberwachung
- Liquiditätsplanung
- Risikobewertung: Identifizierung und Bewertung potenzieller Risiken im Zusammenhang mit Verträgen und Entwicklung von Strategien zur Risikominderung
- Vertragserfüllung
- Vertragserneuerung oder -beendigung: Verwaltung des Verlängerungs- oder Kündigungsprozesses
- Änderungsmanagement: Verwaltung von Änderungen des Vertragsumfangs, der Bedingungen oder Konditionen, einschließlich Vertragsergänzungen oder -änderungen.
- Archivierung
Ziele im Vertragsmanagement
Im Vertragsmanagement ist das Ziel die Verwaltung der Verträge sowie das Controlling und die korrekte Archivierung. Es stellt aber nicht nur eine einfache Vertragsverwaltung dar, sondern beinhaltet die Aufbereitung der Daten beispielsweise in Form einer Analyse mit Risikobewertung zu bestehenden und/oder zukünftigen Verträgen. Das Vertragsmanagement kann analog durch (Papier)Akten umgesetzt werden oder voll- bzw. teil-digitalisiert werden.
Bild 2: Digitales Vertragsmanagement abgebildet im Vertragslebenszyklus
- Erstellung/ Verhandlung
- Prüfung
- Genehmigung
- Management
- Erfüllung
- Controlling
- Verlängerung/ Ergänzung
- Archivierung
Analoges versus digitales Vertragsmanagement
Das Management von Verträgen kann sowohl analog als auch digital (oder einer Mischung beider Methoden) vorgenommen werden. Die analoge (traditionelle) Vertragsverwaltung hat jedoch einige Nachteile gegenüber dem digitalen Vertragsmanagement. So ist die Bearbeitungszeit auf dem analogen Weg oft länger, auch weil eine Zusammenarbeit mehrerer Mitarbeiter nur bedingt möglich ist. Zudem ist die Zugänglichkeit der Dokumente oft erschwert und die Verträge müssen abgelegt und physisch archiviert bleiben was zu einem erhöhten Platzbedarf führt. Neben der erschwerten Auffindbarkeit ist die Gefahr des Verlustes der Dokumente. Eine (digitale) Analysemöglichkeit des Vertragsmanagement ist kaum möglich da die Daten nur in dessen analogen Form vorliegen.
Eine Digitalisierung der Verträge hat gegenüber dem analogen Vorgehen einige Vorteile (viele der Nachteile des analogen Vertragsmanagement sind die Vorteile des digitalen Vertragsmanagement).
Eine Software für Vertragsmanagement ermöglicht:
- Überblick aller erfassten Verträge
- Vermeidung von Versäumnissen bei Fristen wie Widerrufs-, Laufzeit- und Kündigungsfristen
- Up-to-date Informationsstand zu den Verträgen
- Zusammenarbeit mehrerer Mitarbeiter ist möglich
- Zuständigkeit(en) von Verträgen zweifelsfrei festlegen /Nachverfolgbarkeit ist gegeben
- Gefahr des Verlorengehens von Verträgen vermeiden
- Vollständige Integration in den Geschäftsprozess
Fazit zum digitalen Vertragsmanagement: Ein kontinuierliches und effizientes Management aller Verträge ist daher fast immer nur mit einer Digitalisierung des Vertragsmanagements durch eine Software gewährleistet.
API Schnittstellen für ein effektives Vertragsmanagement
Die größten Vorteile im digitalen Vertragsmanagement aber sind durch eine Verknüpfung von (bereits im Unternehmen vorhandenen und gepflegten) Systemen und Prozessen über eine API Schnittstelle zu erzielen. Die Vertragsmanagement-Software ruft hierfür auf andere Systeme zu (z.B. ERP Systeme) zu. Der Workflow ist stark vereinfacht, Fehler sind einfach zu erkennen, Auswertungen und Analysen welche zuvor nicht möglich waren sind systemübergreifend durchführbar.
Integrationsbeispiele im Vertragsmanagement
Effiziente Speicherung, Suche und Verwaltung von Vertragsdokumenten
ERP-Systemen
Genauere und schnellere Ressourcenplanung
Unterzeichnete Verträge direkt im System ablegen. Beschleunigt den Genehmigungsprozess
Sorgt dafür dass Verträge den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Automatisierte Überwachungssysteme erzeugen Warnungen
Automatische Verarbeitung von Rechnungen, Zahlungen und anderen finanziellen Transaktionen
Direkte Kommunikation und Benachrichtigungen im Zusammenhang mit Vertragsänderungen oder -erinnerungen
Warum ist Vertragsmanagement eine globale Unternehmensaufgabe in modern agierenden und erfolgreichen Unternehmen?
Nach Wirtschafts- und Finanzkrise werden Rückschlüsse über Werte und Moralvorstellung neu gefasst. „Der ehrbare Kaufmann“ gehört (leider) der Vergangenheit an. Non-Compliance ist kein Kavaliersdelikt!
„Nachhaltigkeit hat Vorfahrt“ oder „Wie aus vertragen vertrauen entsteht“ – so oder ähnliche Sprüche sind in der heutigen Zeit Floskeln, die die mehr denn je Ansprüche aus längst vergangenen Tagen neu aufleben lassen.
So ist auch der Vertrag als Fundament für betriebswirtschaftliches Handeln in einer Organisation oder Unternehmens kein „altes“ Relikt. Vielmehr basiert, laut Lehrbuchvorstellung, nahezu jede unternehmerische Entscheidung auf einer vertraglichen Vereinbarung oder mündet in eine solche. So sagen die Experten einvernehmlich, durchläuft ein Vertrag innerhalb eines systematischen Prozesses einen Lebenszyklus, modern auch Life Cycle Management genannt, in dem Verträge mit Rechtswirksamkeit gestaltet, erstellt, in Kraft gesetzt, bewirtschaftet, überwacht, ausgewertet, beendet und archiviert werden.
Vertragsmanagement im Wandel wächst mit dem Verständnis zum Thema der Compliance – sicheres Handeln im Unternehmen interpretiert sich im
- Gestern wurden Verträge verwaltet – meist in Ordnern und Schränken
- Heute managen wir Verträge – Verträge elektronisch ablegen, suchen und wiederfinden
- Morgen werden wir Verträge qualitativ innerhalb der Compliance verstehen, sichern und erfolgreich nutzen
Praxischeck Vertragsmanagement
Was bedeutet das? Ein Praxischeck, wie Unternehmen es geschafft haben, ihr Vertragsmanagement erfolgreich als globale Organisationsaufgabe in den Unternehmensalltag zu integrieren. Unsere Praxisbeispiele zeigen wie abteilungsübergreifend der Vertragslebenszyklus durch bewusste Verantwortung in der gesamten Organisation gemäß der gesetzlichen Vorgaben (GoBD) und den eigenen Compliance- und Risikomanagement gesichert und im Vertragsmanagement erfolgreich umgesetzt wurde.
Organisation Performance Quotient (OPQ)
Der Organisation Performance Quotient (OPQ) ist ein objektiver, universeller und übergreifender Wert zur Messung der Qualität und Compliance in den Organisationsbereichen und administrativen Prozessen bei der Durchdringung von globalen Organisationsaufgaben (z. B. Vertragsmanagement, Risk/Compliance-Management, BPM, u.a.) und ist zentrales Element der Phase „Capture“ im Phasenmodell der Organisations- und Prozesshandbuch-Methode (OPH), da er wertvolle Anregungen, Diskussionen und Informationen über die Organisation und die Motivation der Mitarbeiter gibt.
Wie unterstützt Vertragsmanagement nachhaltig Deine Compliance?
Ziel eines effektiven Compliance Managements ist die Einhaltung von rechtlichen Vorgaben und internen Richtlinien. Durch eine Integration des Vertragsmanagement in das Compliance Management sind hiermit die vorgeschriebenen Anforderungen einzuhalten.
Noch immer ist ein erheblicher Anteil von Dokumenten und Wissen in unstrukturierten Texten und Ablagen existent. Der Bedarf mit Vertragsmanagement Software die Transparenz sicherstellen und Verbindlichkeiten einzuhalten ist daher erheblich. Fristen und Termine sind hierdurch zentral abgelegt und im Bereich Compliance abrufbereit. Auch können automatisierte Prüfungen durchgeführt und gemäß aktuellen Vorschriften kontrolliert werden. Das Resultat ist eine erhebliche Risikominimierung.
Ein strukturiertes Informations- und Wissensmanagement im Bereich Compliance hilft hiermit den Unternehmen, auch über die Abteilungsgrenzen hinaus.
Wie kann Vertragsmanagement als Projektmanagement verstanden werden?
Hierfür gibt es Ansätze und Lösungen die im Enterprise Information Management (EIM) als Methode beschrieben sind. Um Vertragsmanagement wie ein Projekt zu handhaben, müssen die Fachabteilungen als Verantwortliche der Verträge die Vorstellung aufgeben, dass die IT-Lösung sämtliche Probleme selbst lösen könnte. Vielmehr geht es darum, den Fachprozess strukturiert nicht durch die IT, sondern zusammen mit der IT zu entwickeln.
Folgende Phasen sind für das Projekt zu beschreiben, umzusetzen und zu überwachen:
- Capture – Phase zum Beschreiben und Erkennen des Ist–Zustandes
- Discover- Phase zum Definieren der Ziele und Potentiale
- Improve – Phase zum Argumentieren und Beschreiben des Vorgehensmodelles
- Score – Phase als strategische Argumentation und Messbarkeit der zukünftigen Prozesse
Mit Hilfe dieser Phasen erreicht ein Unternehmen:
- Die Messbarkeit von Schritten und Veränderungen gemäß eines kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP)
- Die nachhaltige Dokumentation der gelebten Abläufe und Prozesse in den Fachabteilungen
- Die Umsetzung von Projekten nach dem Prinzip „InTime, InQuality, InBudget“
Zukunft des Vertragsmanagement
Dem Bereich Vertragsmanagement steht eine spannende Zukunft voraus. Diese ist stark geprägt von einer noch stärker ausgeprägten Digitalisierung des gesamten Vertragslebenszyklus.
Die Automatisierung aller Prozesse wird das Ziel vieler Unternehmen sein um den Aufwand und die damit verbundenen Kosten zu minimieren. Hierbei wird auch das Thema künstliche Intelligenz (KI) einen wesentlichen Anteil an der gewünschten Effizienzsteigerung einnehmen. Durch KI können beispielsweise Verträge schon vor einer Unterzeichnung auf Gefahren und Fehler hinweisen. Auch Vorschläge zu einem Vertragswechsel um bessere Konditionen zu erreichen wären möglich.
Weitere zukünftige Themen im Vertragsmanagement sind die Nutzung der Blockchain Technologie. Diese Technologie ist in deren Natur dezentral. Eine Änderung des Vertrages ist im Nachhinein nicht mehr möglich und schütz damit vor Streitigkeiten und Manipulationsversuchen bezüglich des Vertragsinhalts.
Welche Vertragsmanagement Software ist die richtige für mein Unternehmen?
Die Auswahl der richtigen Vertragsmanagement Software ist nur mit einer zuvor gründlich durchgeführten Bedarfsanalyse gewährleistet. Die Anforderungen darin sind stark abhängig von der Branche, dem Land in welchem das Unternehmen aktiv ist und dem Unternehmen selbst:
- Anforderungen an die Funktionalität (spezifische Anforderungen)
Jedes Unternehmen ist einzigartig an dessen Bedarf benötigter Funktionalitäten einer Vertragsmanagement Software. Die Funktionen reichen hierbei von sehr spezialisiert und komplex bis hin zu sehr generellen und einfachen Funktionen. - Sicherheit: Regelmäßige und zeitnahe Sicherheits-/Updates
Die System- und Datensicherheit hat eine sehr hohe Wichtigkeit um nicht Datendiebstal oder Datenverlust zu erleiden. Daher ist die Sicherstellung von regelmäßigen Updates zwingend erforderlich. Auch muss die Umsetzung dieser Updates zeitnah umgesetzt werden um die Stabilität und Integrität der Software zu gewährleisten - Budget
Die Kosten für die Einführung/einen Ausbau der Vertrags-Software sind wichtig im Vorhinein zu ermitteln damit diese innerhalb des veranschlagten Budgets liegen. - Integrationsfähigkeit
Die Integration anderer digitaler Systeme und (Fremd-) Software ist ein wichtiger Faktor bei der Auswahl des Vertragsmanagementsystems. Die Integration ermöglicht es den Nutzern in der gewohnten Umgebung zu arbeiten. Darüber hinaus muss der Datenbestand nicht migriert werden. Oft können Daten in einem System auch nur in dieser Weise gespeichert und dargestellt werden, ein kompletter Nachbau der Funktionen beispielsweise wäre zu kosten- und zeitintensiv. - Support
Welcher Support, in welchem Umfang und mit welchem Bearbeitungszeitraum ist zu rechnen? Akute Fehler und Fragen bedürfen häufig einer sehr zeitnahen Lösung.
Unsere Vertragsmanagement Software
Mit der Vertragsmanagementsoftware smartLCM Vertragsmanagement alle Aufgaben des Vertragsmanagements, digital, einfach und transparent managen.
smartLCM Vertragsmanagement ist seit mehr als 20 Jahren eine der führenden Software im Akten- und Vertragsmanagement: Ein leistungsstarkes Vertragsmanagement Tool für den messbaren Erfolg und die Grundlage transparenter und gesicherter Informationsprozesse.
Die Grundfunktionen einer modernen Vertragsmanagement-Software sind die Vertragsverwaltung, das Vertragscontrolling und die Fristenüberwachung. Die IT-Integration in vorhandene ERP, CRM oder andere Informationssysteme ist mittels Standards wie CMIS – Interface oder SAP-Integration-Gateways leicht im Rahmen des Projektes ausführbar.
Egal ob als Einzelarbeitsplatz oder als globale Unternehmensanwendung: smartLCM Vertragsmanagement ist standortübergreifend nutzbar.
