Contract Management (Vertragsmanagement)
Was ist die Definition von Contract Management?
Contract Management (im deutschsprachigen Raum als Vertragsmanagement bezeichnet) beschreibt die Verwaltung von Verträgen. Dazu gehören das Management der ersten schriftlichen Verhandlungen, der eigentliche Vertrag mit seinen Bedingungen, die Dokumentation von Änderungen sowie die Archivierung.
In der Praxis wird das Vertragsmanagement als Grundlage für die Geschäftsaktivitäten einer Organisation gesehen und stellt daher eine ebenso globale wie komplexe Unternehmensaufgabe dar.
Contract Lifecycle Management
Die Vertragsabwicklung, Vertragsverwaltung and Vertragsauswertung sind Teil der täglichen Arbeit vieler Abteilungen und damit auch Teil des Risikopotenzials, das sich aus Verträgen ergibt. Die Abteilungen Recht, Beteiligungsmanagement, Marketing, Vertrieb, Einkauf, Finanzen, Controlling, Revision und Informationstechnologie beschäftigen sich in der Regel dezentral mit Verträgen. Das verteilte Wissen und die dezentralen Zuständigkeiten bergen erhebliche Risiken für das Unternehmen.
Viele Unternehmen sind nicht in der Lage, sich auf Knopfdruck einen angemessenen Überblick über ihre internen und externen Vertragsbeziehungen zu verschaffen, um die daraus resultierenden Risiken realistisch einschätzen zu können. Aber auch Dritte, wie Banken, Investoren oder Jahresabschlussprüfer und Wirtschaftsprüfer, bestehen im Rahmen ihrer Risikobewertung und Aufsichtspflicht auf einen transparenten Überblick über bestehende Vertragsverhältnisse.
Die erfolgreiche und rechtssichere Bewältigung dieser Herausforderungen erfordert konkrete Lösungen mit dem Ziel, Risiken zu identifizieren und wirksam zu kontrollieren, Prozesse zu optimieren, die Effizienz zu steigern und die notwendige Revisionssicherheit im Bereich des Compliance Managements zu erreichen.
Digitales versus analoges Contract Management
Das Contract Management kann analog, digital oder auch durch ein Hybrid beider Formate erfolgen. Das Management der Verträge in digitaler Form beschleunigt, optimiert und automatisiert den Prozess gegenüber dem analogen Management erheblich und bietet folgende Vorteile:
ZUGÄNGLICHKEIT
Die Daten können mit entsprechenden Zugriffsrechten von überall und zu jeder Zeit einfach eingesehen und bearbeitet.
PROZESSE
Die Standardisierung von Prozessen ermöglicht Implementierung effizienterer Arbeitsabläufe und Minimierung menschlicher Fehler.
KOLLABORATIONEN
Vereinfachte Zusammenarbeit zwischen den Beteiligten, da Dokumente schnell geteilt, kommentiert und gemeinsam bearbeitet werden können
REPORTING
Analyse- und Auswertungsmöglichkeiten sind auf Knopfdruck erhältlich und unterstützen fundierte Entscheidungen.
EFFIZIENZ
Verträge können schneller erstellt, bearbeitet, überprüft und genehmigt werden, dies spart Zeit.
RESSOURCENERSPARNIS
Der physische Speicherplatz für Vertragsdokumente wird reduziert und Bedarf an Papier und anderen Ressourcen wird minimiert.
REVISIONSSICHERHEIT
Änderungen an den Daten sind nachvollziehbar und so bleibt die Integrität des Vertrags gewahrt
DIGITALE SIGNATUR
Verträge können digital unterschreiben, dies ist einfach, verbindlich, rechtssicher und ortsunhängig.
smartLCM Vertragsmanagement Software
Innerbetriebliche und dezentrale Entscheidungsebenen erfordern eine direkte Zugriffsmöglichkeit auf die globalen Informationen des Unternehmens unter Offenlegung etwaiger Risiken. Mit smartLCM Vertragsmanagement steht ein Werkzeug zur Verfügung, das sowohl die Prozesse des Contract Management, des Vertragsabschlusses, der Vertragsverwaltung als auch Teilbereiche des Risikomanagements automatisiert.
smartLCM Vertragsmanagement und die anderen modularen Applikationen der TQG businessApp cloud platform haben sich, unter anderem durch intensive Zusammenarbeit mit Anwendern, zu einer Wissensdatenbank entwickelt, die für alle Organisationseinheiten in einem Unternehmen strukturierte und unstrukturierte Daten fachspezifisch verwaltet und analysiert. Diese Daten, die sowohl für sich anbahnende Geschäfte (NDA, Angebote, Anfragen, RFI, RFQ u.a.) als auch nach Vertragsabschluss (z. B. Vertrag, Anlagen oder Lieferanteninformationen) relevant sind, werden komplementär zu einem transaktionsorientierten System (wie SAP, Microsoft Dynamics NAV, etc.) verwaltet, aktiv überwacht und kontrolliert. Das digitale Vertragsmanagement sichert höchste Compliance und Audit Standards ab!
Innerbetriebliche und dezentrale Entscheidungsebenen erfordern eine direkte Zugriffsmöglichkeit auf die globalen Informationen des Unternehmens unter Offenlegung etwaiger Risiken. Mit smartLCM Vertragsmanagement steht ein Werkzeug zur Verfügung, das sowohl die Prozesse des Contract Management, des Vertragsabschlusses, der Vertragsverwaltung als auch Teilbereiche des Risikomanagements automatisiert.
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- Compliance-/Revisions-Sicherheit in den Prozessen
- Prozessoptimierungen in der Organisation > 30%
- Messbar transparente Abläufe (inTime, InQuality, inBudget)
- Spürbar verbesserte Motivation der Mitarbeiter
- 100% auffindbare Dokumente, Verträge, Akten
- Effizientere (automatisierte) Geschäftsprozesse
Zukunftssicheres Contract Management wird nachhaltig Deine Compliance und Prozesse sichern!
Das digitale Contract Management ist bestens für die Zukunft aufgestellt, kann sich entlang Deiner Compliance-Vorgaben optimal erweitern und sichert Dir nachhaltig den Geschäftserfolg. Mit smartLCM Vertragsmanagement profitieren auch Sie von einer der führenden Lösungen. Webbasiert, technologisch zukunftsorientiert und mit einfachen Handgriffen zu bedienen.
Der Bedarf mit dem Contract Management und Wissensmanagement zu Transparenz und Verbindlichkeit und bewusstem Risiko- und Compliancemanagement zu kommen ist nachhaltig gewachsen. Die immer schneller werdenden Anforderungen an Agilität und Veränderung werden zum Treiber und zeigen, dass der Weg der letzten Jahre nicht ausreichend war. Wissen stagniert, immer noch sind mehr als 80 % der Dokumente und des Wissens in unstrukturierten Texten und Ablagen existent. Die IT hat allein versagt. Die Potentiale sind mannigfaltig und allgegenwärtig. Immer dort, wo Informationen abgelegt, gesucht und für Entscheidungen vorhanden sein müssen. Ablegen und wiederfinden –war gestern, heute müssen agile Prozesse und Abläufe in den Unternehmen mit intelligenten Lösungen, meist individuell, für die zukünftigen Anforderungen strukturiert werden. Das nennt man heute Enterprise Information Management (EIM). Die Kernkompetenz stellt dabei „strukturiertes Informations- und Wissensmanagement“ auf Basis von bewährtem Contract Management dar. Entlang der Compliance und abteilungsübergreifend.
Der rechtliche Rahmen für das Contract Management
Das Management und Controlling dieser Verträge ist nicht erst seit dem Inkrafttreten des Gesetzes zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG) am 1. Mai 1998 eine unternehmenskritische Compliance Aufgabe.
So bildet das Contract Management das Fundament für das betriebswirtschaftliche Handeln eines Unternehmens und sollte somit Bestandteil eines Überwachungssystems sein (§§ 317 Abs. 4 HGB i.V.m. 91 Abs. 2 AktG).
Auch für den Konzernlagebericht ist die Darstellung der Geschäftsrisiken nach §§ 289 Abs. 1, 315 Abs. 1 HGB notwendig. Das GmbH Gesetz und Basel II stellen ebenfalls Forderungen an das Contract Management. Wesentliche Informationen hierzu können unter anderem aus einer gut dokumentierten Vertragsmanagement-Software gewonnen werden.
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